Seit Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die meisten haben das erledigt und die Sache für sich abgehakt. Der eigentliche Einschnitt kommt aber erst noch: Ab Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz inländische B2B-Rechnungen selbst als E-Rechnung ausstellen, PDF und Papier reichen dann nicht mehr (Bundesfinanzministerium). Wer jetzt, im Herbst 2026, noch keinen Plan hat, hat noch gut ein Jahr Zeit, aber keine Zeit mehr zu verschenken.
Kurzfassung
Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze ausstellen. Für alle anderen endet die Übergangsfrist am 31. Dezember 2027, ab 2028 gilt die Pflicht unabhängig vom Umsatz. Als E-Rechnung zählt nur ein strukturiertes Format nach EN 16931, also XRechnung oder ZUGFeRD. Ausstellen können ist dabei nur die halbe Aufgabe, die andere ist, die eingehenden E-Rechnungen auch sauber zu verarbeiten.
Der Zeitplan im Überblick
Die E-Rechnungspflicht kommt nicht auf einen Schlag, sondern in vier Stufen. Das sorgt für Verwirrung, weil viele Unternehmen die erste Stufe längst erledigt haben und annehmen, das Thema sei durch.
| Stufe | Zeitpunkt | Was gilt |
|---|---|---|
| Empfangspflicht | seit 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze empfangen können. |
| Allgemeine Übergangsfrist | bis 31. Dezember 2026 | Papier- und PDF-Rechnungen bleiben erlaubt, PDF nur mit Zustimmung des Empfängers. |
| Ausstellungspflicht ab 800.000 Euro | ab 1. Januar 2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen. |
| Verlängerte Übergangsfrist | bis 31. Dezember 2027 | Unternehmen mit bis zu 800.000 Euro Vorjahresumsatz dürfen noch Papier oder PDF versenden. |
| Flächendeckende Pflicht | ab 1. Januar 2028 | Alle inländischen B2B-Unternehmen müssen E-Rechnungen ausstellen, unabhängig vom Umsatz. |
Diese Stufung stammt direkt aus den FAQ des Bundesfinanzministeriums (bundesfinanzministerium.de) und wird von der IHK Frankfurt inhaltsgleich bestätigt. Ein Sonderfall bleibt EDI: Ein EDI-Verfahren, das nicht ohnehin die Voraussetzungen an eine E-Rechnung erfüllt, darf noch bis Ende 2027 weiterlaufen, danach muss auch hier die maschinelle Auslesbarkeit der relevanten Daten sichergestellt sein.
Wer ab 2027 wirklich betroffen ist
Die 800.000-Euro-Grenze bezieht sich auf den Gesamtumsatz des Vorjahres, nicht auf den B2B-Anteil davon. Ein Unternehmen mit 900.000 Euro Umsatz im Jahr 2026 muss also ab Januar 2027 ausstellen, selbst wenn nur ein Bruchteil davon auf inländische B2B-Rechnungen entfällt. Genau das überrascht viele Unternehmen im mittleren Mittelstand, die sich wegen ihrer Größe erst für die spätere Stufe 2028 zuständig gewähnt haben.
Für die Zielgruppe dieses Blogs, Unternehmen ab rund 10 bis 50 Mitarbeitenden mit wiederkehrenden Back-Office-Prozessen, heißt das in der Praxis: Ein relevanter Teil liegt bereits über der Schwelle und ist ab Januar 2027 in der Pflicht, nicht erst 2028.
Eine Ausnahme bleibt bestehen: Kleinunternehmer im Sinne des Umsatzsteuerrechts müssen auch über die Übergangsfristen hinaus keine E-Rechnungen ausstellen. Sie müssen aber, wie alle anderen Unternehmen auch, seit 2025 E-Rechnungen empfangen können.
Ausnahmen und Übergangsfristen im Detail
Das Bundesfinanzministerium stellt in den FAQ klar, dass keine branchenspezifischen Ausnahmen vorgesehen sind, weil solche laut Ministerium immer zu Abgrenzungsproblemen führen. Was es stattdessen gibt, sind zeitliche Übergangsregeln:
- PDF mit Zustimmung. Bis Ende 2026 darf jedes Unternehmen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versenden. Ab 2027 gilt das nur noch für Unternehmen unterhalb der 800.000-Euro-Schwelle, und auch dann nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers.
- EDI-Bestandsverfahren. Bestehende EDI-Verfahren, die nicht die EN-16931-Anforderungen erfüllen, dürfen bis Ende 2027 weiterlaufen.
- Kleinunternehmer. Dauerhaft von der Ausstellungspflicht ausgenommen, unabhängig vom Kalenderjahr.
- B2C-Rechnungen. Rechnungen an private Endverbraucher fallen nicht unter die Pflicht.
Kein offizieller Aufschub
Einzelne Verbände, darunter der ZDH, haben eine Verschiebung der Frist von 2027 auf 2028 gefordert. Eine offizielle Verschiebung gibt es Stand jetzt nicht. Wer auf einen Aufschub wartet, statt sich vorzubereiten, riskiert, im Januar 2027 mit laufendem Geschäftsbetrieb und ohne funktionierenden Rechnungsversand dazustehen.
Welche Formate wirklich zählen
Eine E-Rechnung ist mehr als eine elektronisch versendete Rechnung. Rechtlich zählt nur ein strukturiertes, maschinenlesbares Format nach der europäischen Norm EN 16931. Eine PDF-Datei erfüllt diese Anforderung auch dann nicht, wenn sie automatisiert erzeugt und per E-Mail verschickt wird.
In der Praxis kommen zwei Formate zum Einsatz. XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format, ursprünglich für die öffentliche Verwaltung entwickelt und dort verpflichtend. ZUGFeRD ab Version 2.x in den Profilen Comfort oder Extended ist ein Hybridformat: eine für Menschen lesbare PDF-Ansicht mit eingebetteten, maschinenlesbaren XML-Daten. Für die meisten B2B-Beziehungen im Mittelstand ist ZUGFeRD der praktikablere Weg, weil beide Seiten der Rechnung etwas anfangen können, die Buchhaltung mit der PDF-Ansicht, das System mit dem eingebetteten XML.
Der Denkfehler: Ausstellen können ist nicht dasselbe wie verarbeiten können
Die meisten Vorbereitungen, die aktuell diskutiert werden, drehen sich um die Ausstellungsseite: ein ERP-Modul aktivieren, ein Rechnungsformat umstellen, einen Dienstleister für den Versand einbinden. Das ist notwendig, aber es löst nur die Hälfte des Problems.
Sobald die Ausstellungspflicht greift, wächst zwangsläufig auch der Anteil der eingehenden E-Rechnungen im eigenen Rechnungseingang, weil deine B2B-Partner derselben Pflicht unterliegen. Diese Rechnungen kommen dann strukturiert an, aber strukturiert heißt nicht automatisch verarbeitet. Wie eine Umfrage unter Handwerksbetrieben zeigt, empfindet rund die Hälfte der Unternehmen den Umgang mit E-Rechnungen als aufwendiger als mit einer gewöhnlichen PDF-Rechnung, weil das strukturierte Format ohne passende Weiterverarbeitung im Posteingang liegen bleibt, statt automatisch ins Buchhaltungssystem zu laufen (ZDH-Umfrage, 1.926 Handwerksbetriebe, Mai 2026). Die Details zu Klassifizierung, Extraktion und Konfidenzprüfung stehen im Beitrag zur intelligenten Dokumentenverarbeitung.
Wer die Ausstellungspflicht als reines Compliance-Projekt behandelt, verpasst den eigentlichen Hebel: Genau in dem Moment, in dem der Rechnungseingang strukturierter wird, wird eine automatisierte Belegstrecke deutlich einfacher zu bauen als vorher. Wie sich das konkret mit DATEV verzahnt, zeigt der Vergleich zum DATEV Automatisierungsservice Rechnungen, und wie eine Finanzabteilung die E-Rechnung insgesamt als Sprungbrett nutzt, steht im Leitfaden zu KI im Finanzwesen.
Was du in den nächsten Monaten tun solltest
Vier Schritte, in dieser Reihenfolge:
- Umsatzschwelle prüfen. Lag dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro? Dann bist du ab Januar 2027 in der Pflicht, nicht erst 2028.
- Ausstellungsweg klären. Kann dein ERP- oder Fakturierungssystem XRechnung oder ZUGFeRD 2.x erzeugen? Wenn nicht, ist das der erste Beschaffungsschritt, mit realistischem Vorlauf für Einführung und Test.
- Eingangsseite mitdenken. Wer verarbeitet die wachsende Zahl eingehender E-Rechnungen, und wie? Ein Postfach, das E-Rechnungen entgegennimmt, ist keine Verarbeitung, sondern nur ein Empfang.
- Pilotzeitraum einplanen. Teste den vollständigen Ausstellungs- und Empfangsweg mit ein bis zwei Geschäftspartnern, bevor die Pflicht greift, nicht erst danach.
Was jetzt zu tun ist
Die 800.000-Euro-Schwelle betrifft mehr Mittelstandsunternehmen, als viele annehmen, und der Januar 2027 ist näher, als der Blick auf 2028 suggeriert. Wer die Ausstellungsseite und die Verarbeitung eingehender E-Rechnungen zusammen plant, spart sich ein zweites Projekt im Folgejahr.
Im kostenlosen KI-Prozess-Audit gehen wir in 30 Minuten durch, wie deine Rechnungsstrecke heute aussieht, wo die E-Rechnungspflicht 2027 konkret ansetzt und wie sich Ausstellung und Verarbeitung mit der KI-Dokumentenverarbeitung in einem Zug lösen lassen.
