Aufbewahrungsfristen für Unternehmen berechnen
Belege, Rechnungen, Bücher und Geschäftsbriefe laufen nicht alle gleich lang. Gib eine Dokumentart und ein Datum ein und du siehst, ab wann du vernichten darfst, nach den seit 2025 verkürzten Fristen.
Wähle eine Dokumentart und ein Datum, dann steht hier, ab wann du vernichten darfst.
Was sich 2025 geändert hat
Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege und Rechnungen zum 1.1.2025 von 10 auf 8 Jahre verkürzt. Für Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und die Eröffnungsbilanz bleibt es bei 10 Jahren. Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen behalten ihre 6 Jahre.
Die Verkürzung wirkt auch rückwirkend, aber nur dort, wo die alte 10-Jahres-Frist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war. War sie das schon, bleibt es bei der alten Frist, sie wird durch das Gesetz nicht wieder aufleben lassen. Von der BaFin beaufsichtigte Unternehmen erhalten die Verkürzung ein Jahr später, mit Stichtag 31.12.2025.
So funktioniert’s
Die Rechnung läuft vollständig in deinem Browser, auf deinem Gerät. Weder Dokumentart noch Datum werden irgendwohin geschickt, es gibt keine Gegenstelle, die etwas annehmen könnte. Gemessen wird der Besuch dieser Seite, nicht deine Eingabe.
Die Rechtsgrundlage ist § 147 Abs. 4 AO: Die Frist beginnt nicht am Tag des Dokuments, sondern am Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist, zuletzt bearbeitet wurde oder empfangen wurde, je nach Dokumentart. Ein Beleg vom 15. März 2020 läuft deshalb bis Ende 2028, nicht bis März 2028.
Jedes Ergebnis trägt den Hinweis zur Ablaufhemmung. Sie ist der Hauptgrund, warum ein berechnetes Datum in der Praxis falsch sein kann: Solange die Festsetzungsfrist für die betroffenen Steuern noch offen ist, etwa wegen einer laufenden Prüfung, endet die Aufbewahrungspflicht nicht, egal was hier ausgerechnet wird.
Auf deiner Website einbinden
Dieses Tool kannst du kostenlos auf deiner eigenen Website einbinden, zum Beispiel für deine Mandanten oder Mitglieder. Es läuft dort genauso wie hier, komplett im Browser: hochgeladen oder gespeichert wird nichts. Unter dem Tool steht ein kleiner Link zurück auf diese Seite.
Kopier den Code unten in deine Seite. Die Höhe passt sich automatisch an.
<iframe src="https://abiconsulting.io/embed/aufbewahrungsfristen" title="Aufbewahrungsfristen-Rechner von abiconsulting" loading="lazy" style="width: 100%; height: 640px; border: 0"></iframe>
<script>
addEventListener("message", (event) => {
if (event.origin !== "https://abiconsulting.io" || event.data?.type !== "abiconsulting:embed-resize") return;
for (const frame of document.querySelectorAll("iframe")) {
if (frame.contentWindow === event.source) frame.style.height = event.data.height + "px";
}
});
</script>Kurz beantwortet.
Das hängt von der Dokumentart ab, deshalb gibt es oben die Jahresübersicht: Jahr eingeben, und du siehst, welche Belege, Bücher und Briefe zu diesem Stichtag ihre Frist erreicht haben. Als grobe Orientierung: Buchungsbelege und Rechnungen aus 2018, Bücher und Jahresabschlüsse aus 2016, Handels- und Geschäftsbriefe aus 2020, jeweils vorbehaltlich einer Ablaufhemmung nach § 147 Abs. 3 AO.
Seit dem 1.1.2025 gilt für Buchungsbelege und Rechnungen eine verkürzte Frist von 8 statt 10 Jahren, das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat sie geändert. Für Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und die Eröffnungsbilanz bleibt es bei 10 Jahren. Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen behalten ihre 6 Jahre.
Nie am Tag des Dokuments selbst, sondern am Ende des Kalenderjahres, in dem das relevante Ereignis lag (§ 147 Abs. 4 AO): bei Buchungsbelegen und Rechnungen das Jahr, in dem der Beleg entstanden ist, bei Büchern und Jahresabschlüssen das Jahr der letzten Eintragung, bei Handels- und Geschäftsbriefen das Jahr des Empfangs oder der Absendung. Ein Beleg vom 15. März 2020 läuft deshalb bis Ende 2028, nicht bis März 2028.
Ja, über die Ablaufhemmung nach § 147 Abs. 3 AO: Solange die Festsetzungsfrist für die betroffenen Steuern noch offen ist, etwa wegen einer laufenden Prüfung oder eines offenen Bescheids, endet die Aufbewahrungspflicht nicht, egal was ein Rechner ausrechnet. Das ist der Grund, warum jedes Ergebnis hier mit diesem Hinweis kommt statt mit einer Fußnote.
Nichts, und es gibt keine Anmeldung. Wir bauen KI-Automatisierungen für Unternehmen, und die Aktenordnung gehört für viele dazu. Diese Seite zeigt dir an deinem eigenen Fall, worum es dabei geht.
Wenn die Aktenordnung selbst der Zeitfresser ist
Für einen einzelnen Fall reicht dieser Rechner. Läuft bei dir jedes Jahr eine ganze Aktenvernichtung mit unklaren Fristen, schauen wir uns im Kennenlerngespräch deine Ablage an und benennen, wo der Hebel liegt.
30 Minuten. Danach weißt du, welche drei Prozesse bei dir zuerst dran sind.
Lieber erst schreiben? E-Mail schreiben