Drei Viertel der Unternehmen setzen laut VDR-Geschäftsreiseanalyse 2026 (Befragung von 800 Unternehmen im Januar und Februar 2026, vorgestellt am 15. April 2026) bereits KI in der Reisekostenabrechnung ein. Wer die Spesenabrechnung automatisieren will, setzt dabei zuerst bei der Belegprüfung an, nicht bei der Auszahlung.
Kurzfassung
- KI liest Betrag, Datum und Kategorie aus Spesenbelegen aus und gleicht sie automatisch mit der Reiserichtlinie ab.
- Laut VDR-Geschäftsreiseanalyse 2026 setzen bereits drei Viertel der Unternehmen KI in der Reisekostenabrechnung ein, bei 116,1 Millionen Geschäftsreisen im Jahr 2025.
- Das betrifft vor allem Unternehmen mit vielen reisenden Mitarbeitenden und wiederkehrenden, kleinteiligen Belegen.
Spesenbelege: viele kleine, wiederkehrende Vorgänge
Eine einzelne Spesenabrechnung wirkt klein, in Summe ist sie es nicht. Jede Geschäftsreise bringt mehrere Einzelbelege mit, Taxi, Hotel, Bewirtung, Parken, oft in unterschiedlichen Währungen und mit unterschiedlicher Beleglage: ein Kassenbon, eine E-Mail-Rechnung, ein Foto vom Beleg direkt aus dem Taxi. Die Buchhaltung muss jeden Einzelposten gegen die Reiserichtlinie prüfen, bevor überhaupt kontiert werden kann.
Zeit kostet vor allem der Abgleich: Gilt für diese Position ein Tagessatz, liegt der Betrag innerhalb des erlaubten Rahmens, fehlt ein Beleg, wurde derselbe Beleg schon einmal eingereicht. Diese Prüfung wiederholt sich bei jeder Abrechnung nahezu identisch, unabhängig davon, ob am Ende in DATEV, lexoffice oder einem spezialisierten Tool gebucht wird. Das eigentliche Buchen dauert danach nur noch wenige Sekunden pro Position.
Was sich automatisieren lässt
Eine Auswertung liest aus jedem eingereichten Beleg Betrag, Datum, Währung und, soweit erkennbar, die Kategorie aus und gleicht das Ergebnis mit den hinterlegten Regeln der Reiserichtlinie ab: Tagessätze, Ausgabenlimits pro Kategorie, ausgeschlossene Positionen. Was innerhalb der Regeln liegt, bekommt einen Kontierungsvorschlag und wandert in eine Freigabeliste. Was auffällt, etwa eine Position über dem Limit oder eine mögliche Dublette, wird markiert statt stillschweigend durchgewinkt.
Für Unternehmen mit vielen reisenden Mitarbeitenden, etwa im Vertrieb oder im Außendienst, summiert sich das schnell: Jede Abrechnung, die ohne Rückfrage durch die Prüfung läuft, ist Zeit, die vorher in Sichtung statt in Entscheidung ging.
Praxis-Tipp
Vorschusszahlungen, Sachbezüge und pauschale Auslagen vorab aus der automatischen Prüfung herausfiltern oder mit eigenen Regeln versehen. Ohne diese Sonderfälle explizit zu behandeln, markiert die Automatisierung Positionen als auffällig, die in Wahrheit regelkonform sind, und das kostet das Vertrauen in die Vorprüfung schneller zurück, als es die Zeitersparnis wieder hereinholt.
Wo die Freigabe beim Menschen bleibt
Der naheliegende nächste Schritt wäre, geprüfte Belege direkt auszuzahlen: Regel erfüllt, Überweisung ausgelöst. Genau das bleibt riskant. Eine Richtlinienprüfung kennt keine Ausnahmegenehmigung, die eine Führungskraft mündlich erteilt hat, und keinen Sonderfall, der fachlich begründet ist, aber nicht in den hinterlegten Regeln steht. Dieses Kontextwissen liegt bei der Führungskraft oder der Buchhaltung, nicht in den Belegdaten.
Spesenbelege enthalten außerdem Reise- und Ausgabenverhalten einzelner Mitarbeitender, damit sind sie Beschäftigtendaten. Wo eine Automatisierung nicht nur Belege liest, sondern systematisch auswertet, wer wie oft welche Ausgaben einreicht, gehört das früh mit dem Betriebsrat geklärt, bevor die Einführung beginnt.
Keine Auszahlung ohne Freigabe
Eine Vorprüfung, die automatisch auszahlt, ist kein Vorteil, sondern ein Risiko. Der Freigabeschritt durch die Führungskraft oder die Buchhaltung ist kein Sicherheitszuschlag, sondern der Teil des Prozesses, der Kontextwissen einbringt, das die Belegdaten allein nicht liefern.
Fertige Software oder eigene Automatisierung
Am Markt gibt es spezialisierte Anbieter für Spesenmanagement, etwa Circula oder Moss. Circula ist laut eigenen Angaben DATEV-Premium-Partner mit mehr als 3.000 Unternehmen als Kunden und wirbt mit KI-gestützter Belegerkennung inklusive Umsatzsteuer-Auslese. Moss setzt laut eigenen Angaben auf KI-Agenten, die Transaktionen automatisch kategorisieren und abgleichen. Für Unternehmen, deren Spesenprozess bereits vollständig in einem solchen Tool abläuft, kann das ein sinnvoller Baustein sein.
Der Unterschied zu einer eigenen Automatisierung liegt im Systembruch. Eine zusätzliche SaaS-Plattform braucht einen eigenen Datenexport, einen eigenen Auftragsverarbeitungsvertrag und meist eine zweite Oberfläche neben der bestehenden Buchhaltungssoftware. Eine Automatisierung, die direkt an die bestehende Belegerfassung anknüpft, liest dieselben Strukturen wie bei anderen Belegarten, ohne dass ein weiteres System dazukommt. Wie diese Belegstrecke grundsätzlich aufgebaut ist, beschreibt der Beitrag Intelligente Dokumentenverarbeitung.
EU AI Act und Datenschutz kurz eingeordnet
Für die reine Belegauswertung und Richtlinienprüfung gilt in der Regel minimales Risiko nach der europäischen KI-Verordnung: Es handelt sich um ein Effizienzwerkzeug ohne eigene Auszahlungsentscheidung, die Freigabe bleibt beim Menschen. Wie Unternehmen KI-Systeme im eigenen Haus systematisch einordnen, beschreibt der Beitrag KI-Governance im Unternehmen aufbauen.
Spesenbelege enthalten personenbezogene Daten von Mitarbeitenden, oft zusätzlich Bankverbindungen für die Auszahlung. Jeder Anbieter, der solche Daten im Auftrag verarbeitet, braucht einen Auftragsverarbeitungsvertrag, unabhängig davon, ob die Automatisierung im eigenen System oder bei einem externen Tool läuft. Was ein solcher Vertrag konkret regeln muss, beschreibt der Beitrag Auftragsverarbeitungsvertrag mit KI-Anbietern.
Was jetzt zu tun ist
Schritt 1: Reiserichtlinie explizit festhalten. Welche Tagessätze, Ausgabenlimits und Ausnahmen gelten heute schon informell. Diese Regeln müssen vor der ersten Auswertung schriftlich vorliegen, sonst übernimmt die Automatisierung stillschweigend falsche Annahmen.
Schritt 2: Belegquelle klären. Prüfe, wie Belege heute eingereicht werden, als Foto, PDF oder über eine Kartenanbindung, und ob die bestehende Buchhaltungssoftware einen Lesezugriff darauf erlaubt.
Schritt 3: Freigabeprozess definieren. Wer sieht auffällige Positionen zuerst, wer gibt die Auszahlung frei, wie wird dokumentiert, was abgelehnt wurde.
Schritt 4: Mit einer Abteilung starten. Eine Abteilung mit vielen ähnlich strukturierten Reisen, etwa der Außendienst, zeigt schneller, ob die Richtlinienprüfung stimmt, als ein sofortiger Rollout über das gesamte Unternehmen.
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