Advoware KI: Was Legal Twin kann und wo eine lokale KI ansetzt

Advoware wirbt auf der Produktseite mit „direktem und einfachem Zugang zu KI-Funktionen“. Diese Advoware KI kommt über das Zusatzmodul Legal Twin, das laut Hersteller „direkt in der Cloud“ arbeitet. Wer die Kanzleisoftware auf dem eigenen Server betreibt, hat aber auch Ordner-Schnittstellen, an denen eine KI im Büro ansetzen kann.

Was Legal Twin in Advoware macht

Advoware gehört zu STP, das laut eigenem Hilfecenter inzwischen unter dem Namen Septeo auftritt. Auf der Produktseite führt der Hersteller zwei KI-Module für alle drei Editionen als „optional erhältlich“: Legal Twin Case Manager und Legal Twin Smart Legal Research. In der Dokumentation heißt das Aktenmodul Legal Twin Case Knowledge.

Laut Hilfeartikel zu Case Knowledge analysiert das Modul die Dokumente einer Akte und zeigt vier Bereiche: eine KI-generierte Zusammenfassung des Sachverhalts, die erkannten Beteiligten, eine Chronik und die Dokumente mit eigener Kurzfassung. Erkannte Beteiligte lassen sich ins Adressmodul von Advoware übernehmen. Dazu kommt ein Aktenchat, in dem Fragen zur Akte in normalen Worten möglich sind. Smart Legal Research sucht laut Anleitung nach Urteilen. Für die Nutzung ohne Advoware nennt die Anleitung „das Dashboard in der stp.one Cloud“, mit Case Knowledge öffnet man es aus dem Aktenchat.

Legal Twin arbeitet mit dem, was in der Aktengeschichte liegt. Das Handbuch bittet deshalb, E-Mails als PDF in der Aktengeschichte zu speichern, damit Legal Twin sie analysieren kann.

Wie die Akten zu Legal Twin kommen

Für die Verschwiegenheit zählt vor allem, welchen Weg die Daten nehmen. Laut Installationsanleitung braucht Legal Twin neben der Lizenz einen Advoware Connector und einen „Cloud Tenant“, den STP zur Verfügung stellt. Den Connector richtet die Kanzlei laut Einrichtungsanleitung im Advoware Manager auf dem Advoware-Server ein, mit der Advoware-Datenbank als Datenpool und einer Liste erlaubter Dateitypen für den Upload.

Das Handbuch spricht von „aus Advoware synchronisierten Aktendaten“: Dokumente, Beteiligte, Termine und Fristen. Auf der deutschen Seite zu Case Knowledge heißt es knapp „Direkt in der Cloud“. Dass Inhalte der Akte dafür in den Cloud-Mandanten übertragen und dort analysiert werden, schließen wir aus diesen Angaben und aus der Liste der Dateitypen für den Upload. Ausdrücklich beschrieben ist der Datenfluss in den Seiten, die wir gelesen haben, nicht. STP nennt auf der Legal-Twin-Seite die Einhaltung „der europäischen Datenresidenz und der DSGVO“, ein Rechenzentrum oder einen Hosting-Anbieter nennt die Seite nicht. Als Sprachmodell ist laut Handbuch Claude Sonnet voreingestellt, je nach Lizenz stehen weitere Modelle zur Auswahl.

Ob das für die eigene Kanzlei passt, ist eine Abwägung, die jede Kanzlei für ihre Verschwiegenheit selbst trifft. Fragen sollte sie STP vorher, ob die Dokumente selbst übertragen werden, welche Akten und Dateitypen der Connector überträgt, wie lange die Daten im Cloud-Mandanten bleiben und wer sie dort verarbeitet. Die Seiten, die wir im November 2026 gelesen haben, beantworten diese Fragen nicht.

Wo Advoware die Akten ablegt

Eine lokale KI braucht einen Weg zu den Dokumenten. Advoware bietet laut Produktseite den Betrieb in der Cloud und auf dem Kanzleiserver an. Auf dem eigenen Server liegen die Dokumente als Dateien in einem Ordner, auf den die Arbeitsplätze über ein Netzlaufwerk zugreifen. Die Einrichtungsanleitung für den Connector nennt als Beispiel ein Laufwerk W:, die Hilfe zum Offline-Export zeigt Pfade wie w:\texte2020\xyz.pdf.

Direkt in diesen Ordnern sollte eine KI nicht schreiben, denn welche Datei zu welcher Akte gehört, steht in der Advoware-Datenbank. Lesen geht sauberer über den Offline-Export. Er schreibt alle Dokumente einer Akte in einen Unterordner, der nach der zehnstelligen Aktennummer benannt ist, samt einer Datei „_Index.html“ als Inhaltsverzeichnis mit Datum, Autor und Anmerkungen. Eine KI im Büro kann diesen Export lesen und Fragen zur Akte mit Verweis auf das Dokument beantworten. Neue Einträge der Aktengeschichte nimmt sie erst mit, wenn die Akte erneut exportiert wird.

Für Fremdsoftware ist Advoware über Dateien und Ordner offen, nicht über eine Programmierschnittstelle. Das Hilfecenter von Septeo beschreibt zwar eine Partner-API, sie gehört aber zum Dokumentenmanagement LEXolution.DMS. Eine entsprechende Schnittstelle für Advoware-Akten taucht im November 2026 weder dort noch auf der Produktseite auf.

Advoscan: Posteingang mit Aktenzeichen

Für den Weg in Advoware hinein gibt es Advoscan. Laut Funktionsbeschreibung ist Advoscan kein Scannerprogramm, sondern ein Dienst. Er holt Dateien aus einem Eingangsordner, benennt sie fortlaufend um und stellt sie in den Posteingang. Dort ordnet ein Mitarbeiter sie per Doppelklick einer Akte zu, danach erscheinen sie in der Aktengeschichte.

Für eine KI zählt vor allem ein Schalter in der Konfiguration. Advoscan ermittelt die Akte aus dem Dateinamen. Klappt das nicht, durchsucht es mit der Option „ReadAZfromPDF“ den Text des PDFs nach dem Aktenzeichen einer bestehenden Akte. Das Aktenzeichen muss dafür genauso geschrieben sein wie im Rubrum in Advoware. Im Posteingang ist die Akte dann schon voreingestellt, gespeichert wird weiter per Doppelklick.

Hier setzt eine lokale KI vor Advoscan an. Sie liest den eingehenden Brief, erkennt das Aktenzeichen auch in ungewohnter Schreibweise und legt die Datei so im Eingangsordner ab, dass Advoscan die Akte findet. Welches Dateinamensformat Advoscan dafür erwartet, steht nicht im Hilfeartikel, sondern laut Hilfe in der Datei „Advoscan.txt“ im Installationsverzeichnis. Legal Twin führt Termine und Fristen in seiner Chronik, aus der Akte heraus. Die lokale KI setzt früher an, beim Brief im Posteingang: Den Fristvorschlag zeigt das Gerät in einer eigenen Übersicht, und wer den Posteingang bearbeitet, legt die Frist beim Zuordnen in Advoware an.

Beispiel

Für Kanzleien

Lokale KI für deine Kanzlei

Spracherkennung und Posteingang auf einem Gerät neben deinem Advoware-Server. Diktate und Briefe werden dort verarbeitet und gehen an keinen Cloud-Dienst.

So sieht das aus

Diktat über den Spracherkennungsserver

Auch das Diktat übergibt Advoware über Ordner. Laut Hilfeartikel zur Hintergrundspracherkennung kopiert das Diktatmodul Advovoice Diktate samt Parametern wie Diktant, Korrekturkraft, Akte, Beteiligter und Priorität in einen Ordner, den ein kostenpflichtiger Spracherkennungsserver überwacht. Der Server macht daraus ein Word-Dokument und legt es in einen Ordner, den Advoscan überwacht. Advoscan erkennt das Diktat und fügt es wieder in den Ablauf von Advovoice ein.

An genau dieser Stelle kann eine Spracherkennung auf einem Gerät in der Kanzlei arbeiten. Ob Advoware dafür nur bestimmte Spracherkennungsserver vorsieht und welches Dateiformat die Rückgabe genau braucht, beschreibt der Artikel nicht. Das klärt eine Anfrage beim Advoware-Support. Gelingt die Anbindung, liegt aus dem Diktat ein Briefentwurf in Word vor, ohne dass die Aufnahme die Kanzlei verlässt.

Advoware, Outlook und beA

E-Mails kommen per Drag and Drop aus Outlook in die Aktengeschichte. Laut Systemvoraussetzungen funktioniert das mit 64-Bit-Office nicht. Weil Legal Twin E-Mails nur als PDF in der Aktengeschichte analysiert, liegt für Advoware ein anderer Weg nahe: Eine lokale KI wandelt eingehende Mails in PDFs um und legt sie in den Eingangsordner von Advoscan. Erkennt sie das Aktenzeichen, schreibt sie es so in den Dateinamen, wie Advoscan es erwartet, und die Akte ist im Posteingang schon voreingestellt.

Das beA ist in alle Editionen eingebaut. Auf der Produktseite verspricht STP, eingehende Scans, E-Mails, E-Post und beA-Nachrichten „automatisch den Fallakten und Workflows“ zuzuordnen. Wie diese Zuordnung für beA-Nachrichten technisch abläuft, haben wir im Hilfecenter nicht beschrieben gefunden. Dokumentiert ist dort nur, dass strukturierte Nachrichten der Mahngerichte beim Empfang automatisch eingelesen werden. Eine Stelle, an der fremde Software beA-Nachrichten abholen kann, ist nicht beschrieben.

Legal Twin oder lokale KI

Legal Twin und eine lokale KI erledigen ähnliche Aufgaben auf verschiedenen Wegen. Legal Twin ist fest in Advoware eingebaut, übernimmt Beteiligte ins Adressmodul und bringt die Urteilsrecherche mit. Dafür arbeitet es mit einem Cloud-Mandanten außerhalb der Kanzlei. Läuft Advoware auf dem eigenen Server, verarbeitet ein Gerät im Büro Post, Akte und Diktat im selben Netz und muss über die dokumentierten Ordner arbeiten. Beim Angebot für Kanzleien braucht Wartung aus der Ferne die Freigabe der Kanzlei, Updates werden erst nach ihrer Zustimmung eingespielt.

Wie dieselbe Frage bei anderen Programmen ausfällt, zeigen die Beiträge über RA-MICRO und KI und Advolux und lokale KI. Die berufsrechtliche Einordnung von KI in der Kanzlei insgesamt beschreibt der Beitrag KI für Rechtsanwälte.

Was jetzt zu tun ist

1. Öffne die Advoscan.ini auf dem Server und sieh nach, ob „ReadAZfromPDF“ gesetzt ist und welcher Ordner als Eingang eingetragen ist.
2. Leg dir die Advoscan.txt aus dem Installationsverzeichnis bereit. Dort steht, wie Dateinamen aussehen müssen, damit Advoscan die Akte erkennt.
3. Exportiere eine abgeschlossene Akte über den Offline-Export und öffne die „_Index.html“. So sieht die Akte für eine KI im Büro aus.
4. Wenn Advovoice im Einsatz ist, frag den Advoware-Support, welche Spracherkennungsserver die Schnittstelle unterstützt und in welchem Format sie das Word-Dokument zurückerwartet.
5. Wenn du Legal Twin testest, lass dir von STP schriftlich geben, welche Daten der Connector überträgt, wo sie liegen und wann sie gelöscht werden.