Advolux KI: Was lokale KI mit der Kanzleisoftware heute kann

Advolux, die Kanzleisoftware der Haufe Group, soll eigene KI-Funktionen bekommen. Laut Advolux-Handbuch kommen sie mit Version 5.200, voraussichtlich im ersten Quartal 2027. Was eine KI auf einem Gerät in der Kanzlei schon heute mit Advolux anfangen kann, hängt an den Schnittstellen, die Advolux dokumentiert.

Welche Schnittstellen Advolux bietet

Auf der Advolux-Website wirbt der Hersteller mit einer API-Schnittstelle und einer XML-Schnittstelle, über die sich Legal-Tech-Lösungen anbinden lassen sollen. Fertige Anbindungen nennt Advolux zu DATEV und Lexware buchhaltung pro, zum beA und zur Notariatssoftware ProNotar. Laut Funktionsübersicht kommen die Webakte der e.Consult AG für den Austausch mit Mandanten und Rechtsschutzversicherern sowie ein Kalenderabgleich mit Outlook, Exchange und CalDAV hinzu.

Eine öffentliche Entwicklerdokumentation zur API haben wir im November 2026 weder auf der Website noch im Handbuch noch auf der Supportseite gefunden. Was die API kann, wer Zugang bekommt und zu welchen Bedingungen, ist öffentlich nicht beschrieben. Das klärt nur eine Anfrage bei Advolux.

Eigene Erweiterungen sind ebenfalls nicht vorgesehen. Zusatzprogramme, im Handbuch Advolux-Apps genannt, tragen eine Signatur, an der Advolux erkennt, dass sie vom Hersteller stammen. Wer eine KI anbinden will, arbeitet deshalb mit den Wegen, die Advolux für Import und Export ohnehin vorsieht.

Wo die Akten in Advolux liegen

Advolux speichert Dokumente nicht als lose Dateien in einem Ordnerbaum. Laut FAQ werden Textdokumente zur Akte in der Datenbank auf dem Server gespeichert. Diese Datenbank liegt im Ordner „AdvoluxData“, unter Windows standardmäßig unter C:\AdvoluxData.

Diesen Ordner sollte keine fremde Software direkt lesen. Advolux rät im Handbuch dringend, sogar die Indizierung durch das Betriebssystem abzustellen: Sie bremse das Programm und könne zu ungewollten Veränderungen an den Datenbankdokumenten führen. Eine KI sollte diesen Ordner deshalb nicht selbst durchsuchen.

Für den Betrieb gibt es mehrere Varianten. Laut Hersteller läuft Advolux als lokale Software auf einem Arbeitsplatz, auf einem Server in der Kanzlei, auf einem eigenen Server im Rechenzentrum oder als Cloud-Lösung bei der osite network GmbH in einem deutschen Rechenzentrum, jeweils unter Windows, macOS oder Linux. Für eine lokale KI ist die Variante entscheidend: Steht der Advolux-Server in der Kanzlei, liegen Akten und KI im selben Netz.

Advolux KI: Was für Version 5.200 angekündigt ist

Die Ankündigung im Handbuch ist knapp. Mit Advolux 5.200 sollen „umfangreiche KI-Funktionalitäten“ kommen, dazu verweist die Seite auf ein Demovideo. Geplanter Start ist voraussichtlich das erste Quartal 2027. Welche Funktionen genau enthalten sind, welches Modell dahintersteht und ob die Verarbeitung lokal oder bei einem Cloud-Dienst läuft, steht dort nicht.

Zur Einordnung: Als aktuelle Version zum Download nannte die Supportseite im November 2026 die 5.050 Build 66, das Handbuch beschreibt bereits Funktionen ab 5.100. Für die Verschwiegenheit zählt vor allem, wo die Daten verarbeitet werden. Das sollte vor dem Einsatz mit Mandantendaten geklärt sein, egal von welchem Anbieter die KI kommt.

Akte als PDF: die KI liest den Export

Der einfachste Lesezugriff ist eine Funktion, die Advolux schon mitbringt. Laut Handbuch lassen sich eine oder mehrere Akten als PDF in ein frei wählbares Exportverzeichnis schreiben, komplett oder nur mit ausgewählten Inhalten. Die Ursprungsakte in der Datenbank bleibt dabei unverändert.

Eine lokale KI kann dieses Verzeichnis lesen und durchsuchbar machen. Dann lassen sich Fragen zur Akte in normalen Worten stellen, und die Antwort nennt die Seite im PDF, auf der die Stelle steht. Der Haken: Der Export ist eine Momentaufnahme. Was nach dem Export in die Akte kommt, kennt die KI erst nach dem nächsten Export. Das Handbuch beschreibt nur einen Export, den jemand von Hand startet.

Posteingang: Scaneingang mit XML-Metadaten

Für den Weg in Advolux hinein ist der Scaneingang die wichtigste dokumentierte Stelle. Im einfachen Fall legt der Scanner Dokumente in einen lokalen Ordner oder ein Netzlaufwerk, Advolux zeigt sie im Posteingang an, und eine Mitarbeiterin ordnet sie von Hand einer Akte zu.

Advolux kann aber mehr. Laut Handbuch gibt es einen automatischen Scaneingang, der zu jedem PDF eine XML-Datei mit Metadaten liest. Darin stehen unter anderem das eigene, das fremde und das gerichtliche Aktenzeichen, Absender, Empfänger, Betreff, Eingangsdatum und Dokumenttyp, etwa Schreiben, Schriftsatz oder Rechnung. Advolux ordnet das Dokument dann der Akte zu, zeigt es im persönlichen Posteingang des Empfängers an, sofern es einen gibt, und legt auf Wunsch eine Wiedervorlage an.

Genau diese Metadaten kann eine KI vorbereiten. Sie liest den eingehenden Brief, erkennt das Aktenzeichen und den Absender und schreibt die XML-Datei. Fehler fängt Advolux selbst ab: Fehlt die XML-Datei, landet das PDF im allgemeinen Posteingang. Ist das Aktenzeichen unbekannt, landet es dort ebenfalls, und der Vorgang wird protokolliert.

Zwei Einschränkungen gehören dazu. Der automatische Scaneingang setzt die App „Autoscan Sharp“ voraus, und das Handbuch nennt Multifunktionsgeräte von Sharp als die Geräte, die das Format erzeugen. Advolux schreibt zwar in der Funktionsübersicht, die Schnittstelle werde „grundsätzlich offen“ angeboten. Ob eine KI statt eines Sharp-Geräts die Dateien liefern darf und was die App kostet, muss jede Kanzlei bei Advolux erfragen. Fristen trägt dieser Weg ohnehin nicht ein: Die KI kann eine Frist im Schreiben erkennen und vorschlagen, eingetragen wird sie von einem Menschen.

Beispiel

Für Kanzleien

Lokale KI für deine Kanzlei

Die KI läuft auf einem Gerät in deiner Kanzlei, ordnet die Post der richtigen Akte zu und schlägt Fristen vor. Die Mandantendaten bleiben bei dir.

So sieht das aus

Advolux und beA: was davor und daneben geht

Das beA ist in Advolux fest eingebaut. Advolux nutzt dafür die Schnittstelle der Bundesrechtsanwaltskammer, laut Versionshinweisen in Version 5.050 die KSW-Schnittstelle in Version 10. Jedes beA-Konto bekommt laut Funktionsübersicht einen eigenen Postworkflow mit Zuständigkeiten und Vertretungsregeln, eingehende Nachrichten erscheinen im Posteingang.

Eine Stelle, an der eine fremde Software beA-Nachrichten abgreifen könnte, bevor sie in Advolux landen, dokumentiert Advolux nicht. Das ist für eine KI auch nicht nötig. Sie arbeitet mit dem, was nach dem Eingang in der Akte liegt, etwa über den Aktenexport. Eine Besonderheit beim Import: Seit Version 5.000 ist die automatische Erkennung der beA-Metadaten standardmäßig abgeschaltet, weil Absender die Strukturdaten nicht immer korrekt befüllen. Alle Inhalte einer beA-Nachricht erscheinen deshalb als Dokumente.

Anders bei der E-Mail. Advolux holt Mails zentral über den AdvoluxMailService auf dem Datenbankrechner ab, das Handbuch beschreibt IMAP sowie die Anmeldung per OAuth2 für Microsoft- und Google-Konten. Eine lokale KI kann dasselbe Postfach lesend mitverfolgen und zu jeder Mail einen Vorschlag machen, zu welcher Akte sie gehört. Zugeordnet wird weiter in Advolux. Wie sich zwei Programme an einem Postfach vertragen, hängt vom Mailserver ab und gehört vor dem Start getestet.

Ab Version 5.100 beschreibt das Handbuch zusätzlich ein Outlook-Add-in, mit dem sich Mails direkt in Outlook einer Akte zuordnen lassen. Es funktioniert nur mit Postfächern in Microsoft 365. Die Daten zwischen Advolux und Outlook bleiben laut Handbuch auf dem lokalen Rechner.

Diktat und Word-Vorlagen

Beim Diktat bleibt Advolux zurückhaltend. Die Funktionsübersicht sagt nur, dass Advolux über Tastenkürzel „gängige Diktatsoftware“ unterstützt. Eine eigene Spracherkennung oder eine Anbindung an ein bestimmtes Diktatsystem ist nicht beschrieben.

Hier kann eine lokale KI den größten Teil der Arbeit übernehmen, ohne Advolux zu berühren. Sie schreibt das Diktat mit und macht daraus einen Briefentwurf. Die Vorlage bleibt die der Kanzlei: Advolux arbeitet laut Handbuch mit Microsoft Word oder LibreOffice, setzt Dokumente aus Dokumentvorlage und Kanzleibriefkopf zusammen und bringt über 470 Vorlagen mit. Der Text aus dem Entwurf kommt in das Dokument, das Advolux aus der passenden Vorlage erzeugt, und wird dort gespeichert.

Den Entwurf direkt in die Dokumenterzeugung von Advolux einzuspielen, sieht keine dokumentierte Schnittstelle vor. Der letzte Schritt bleibt also ein Einfügen von Hand, oder er führt über den Import einer fertigen Datei in die Akte, den Advolux seit Version 5.050 über einen Assistenten anbietet. Die Zeit spart der Schritt davor, weil das Diktat nicht mehr auf freie Zeit im Sekretariat wartet.

Was je Kanzlei zu prüfen ist

Was mit Advolux funktioniert, hängt weniger an der KI als an der Einrichtung der Kanzlei. Vor jeder Anbindung lohnen sich vier Fragen.

• Steht der Advolux-Server in der Kanzlei, im Rechenzentrum oder in der osite-Cloud? Nur im ersten Fall liegen Akten und Gerät ohne Umweg im selben Netz.
• Welche Advolux-Version läuft? Outlook-Add-in, Importassistent und Scaneingang setzen jeweils eine bestimmte Version voraus.
• Ist die App „Autoscan Sharp“ vorhanden, und erlaubt Advolux, dass eine andere Quelle als ein Sharp-Gerät die XML-Dateien liefert?
• Gibt Advolux für die beworbene API eine Dokumentation und einen Zugang heraus? Dann wäre das der direkteste Weg, und Export und Scanordner würden zur Ergänzung.

Für die Verschwiegenheit gilt bei jedem dieser Wege dasselbe: Mandantendaten verlassen die Kanzlei nicht, wenn das Gerät im Büro steht und das Sprachmodell dort läuft. Das schließt Fernwartung nicht aus, sie braucht aber eine Freigabe der Kanzlei. Die berufsrechtliche Einordnung von KI in der Kanzlei insgesamt beschreibt der Beitrag KI für Rechtsanwälte. Wie es bei RA-MICRO, Advoware und Actaport aussieht, zeigen die Beiträge über RA-MICRO und KI, Advoware und KI und Actaport und KI.

Was jetzt zu tun ist

1. Prüfe unter „System/Einstellungen“, welche Advolux-Version läuft und wo die Datenbank liegt.
2. Probiere den Aktenexport als PDF mit einer abgeschlossenen Akte aus. So siehst du, in welcher Form eine KI die Akte zu lesen bekäme.
3. Frag bei Advolux nach zwei Dingen: der Dokumentation zur API und den Bedingungen für den automatischen Scaneingang mit XML-Metadaten.
4. Wähl einen ersten Ablauf mit viel Wiederholung, zum Beispiel den Posteingang oder das Diktat, statt alles auf einmal anzubinden.
5. Entscheide, ob du auf die KI-Funktionen von Advolux 5.200 wartest. Frag dann zuerst, wo diese Funktionen die Daten verarbeiten.