Das Bundesfinanzministerium hat am 15. Oktober 2026 ein drittes BMF-Schreiben zur E-Rechnung veröffentlicht. Es ergänzt die Schreiben vom 15. Oktober 2024 und vom 15. Oktober 2025 und klärt Praxisfragen, die kurz vor der Ausstellungspflicht ab Januar 2027 noch offen waren (Bundesfinanzministerium). Für den Rechnungsablauf im Mittelstand sind davon wenige Punkte wirklich wichtig.
Kurzfassung
- Das dritte BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15. Oktober 2026 ergänzt die Fassungen von 2024 und 2025 und ersetzt sie nicht.
- Der strukturierte Teil muss Leistungsart, Umfang und Gehalt der Leistung eindeutig nennen, Details dürfen in einem eingebetteten Anhang stehen.
- Das betrifft Unternehmen, die ab 2027 E-Rechnungen ausstellen und bereits heute Eingangsrechnungen verarbeiten.
Was das Schreiben regelt
Das Schreiben ist ein Ergänzungsschreiben. Es gilt für Umsätze, die nach dem 31. Dezember 2024 ausgeführt werden, und lässt die Übergangsregeln bis Ende 2027 unberührt. Eine eigene Übergangsregel enthält es auch: Eine E-Rechnung, die bis zum 31. Dezember 2026 ausgestellt wird und den Schreiben von 2024 und 2025 entspricht, wird laut Bundesfinanzministerium auch beim Vorsteuerabzug nicht beanstandet, wenn sie die zusätzlichen Vorgaben des neuen Schreibens nicht erfüllt.
Für Rechnungen ab Januar 2027 gilt diese Nachsicht nicht mehr. Wer Rechnungen ausstellt, sollte seine Vorlagen und Stammdaten deshalb vor dem Jahreswechsel gegen die neuen Punkte prüfen. Das Ministerium kündigt außerdem an, die Regeln später noch einmal zu überprüfen, sobald die Anforderungen des geplanten Meldesystems feststehen.
Leistungsbeschreibung im strukturierten Teil
Der wichtigste Punkt für den Alltag: Die Angaben im strukturierten Teil müssen die abgerechnete Leistung eindeutig identifizieren und ihre steuerliche Behandlung erkennen lassen. Das Schreiben nennt Leistungsart, Leistungsumfang, Leistungsgehalt und gegebenenfalls Leistungsort. Daraus muss sich ablesen lassen, ob eine Lieferung oder eine sonstige Leistung vorliegt, wo geleistet wurde und ob der Steuersatz passt.
Erschöpfend beschrieben werden muss die Leistung nicht. Was darüber hinausgeht, etwa eine Aufschlüsselung von Stundennachweisen, darf laut Schreiben in einem eingebetteten Anhang stehen. Für die Zuordnung der Pflichtangaben zu den Feldern der Norm EN 16931 empfiehlt die Finanzverwaltung die Zuordnungstabelle von KoSIT und dem Forum für elektronische Rechnung Deutschland (FeRD).
Für die Verarbeitung heißt das: Ein Sammelposten wie „Leistungen laut Vereinbarung“ im strukturierten Teil wird zum Problem, auch wenn ein PDF-Anhang alles erklärt. Und eine Software, die nur die Felder liest und den Anhang ignoriert, übersieht Angaben, die der Lieferant bewusst ausgelagert hat.
Geschäftsregelfehler und Vorsteuerabzug
Das Schreiben trennt zwei Sichtweisen. Technisch gilt eine Datei, die eine Geschäftsregel der Norm verletzt, nicht mehr als normkonform. Umsatzsteuerlich ist sie laut Bundesfinanzministerium dennoch grundsätzlich eine E-Rechnung, solange kein Formatfehler vorliegt und die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben richtig und vollständig enthalten sind. Die technische Sichtweise sei für den Vorsteuerabzug nicht maßgebend, heißt es im Schreiben.
Ein Geschäftsregelfehler führt nur dann zu einem Inhaltsfehler, wenn er eine umsatzsteuerliche Pflichtangabe betrifft. Ein Validator-Fehler allein ist deshalb kein Grund, eine Rechnung automatisch abzulehnen oder zurückzuschicken. Er ist ein Anlass, nachzusehen, welches Feld betroffen ist. BDO weist darauf hin, dass die bestehenden Regeln zum Vorsteuerabzug und zur Berichtigung fehlerhafter Rechnungen weiter gelten (BDO). Wie ein Validator-Ergebnis einzuordnen ist, steht im Beitrag E-Rechnung prüfen.
Anzahlungs-, Abschlags- und Endrechnungen
Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen, die ein Unternehmer vor dem Zeitpunkt ausstellt, ab dem er selbst E-Rechnungen ausstellen muss, müssen nicht als E-Rechnung übermittelt werden. Das gilt auch dann, wenn Leistung und Zahlung erst nach diesem Zeitpunkt erfolgen.
Die Endrechnung ist dann wieder eine E-Rechnung und muss die bereits gezahlten Teilentgelte absetzen. Bis zum 30. Juni 2030 wird es nicht beanstandet, wenn das als Summe im Feld BT-113 („Paid amount“) geschieht und die Details im Freitextfeld BT-22 („Invoice note“) stehen. Alternativ darf ein eingebetteter, unstrukturierter Anhang die Teilentgelte ausweisen, auf den der strukturierte Teil ausdrücklich hinweist. Wer Eingangsrechnungen automatisch bucht, sieht bei solchen Endrechnungen einen Zahlbetrag, der von der Rechnungssumme abweicht, und sollte ihn gegen die gebuchten Anzahlungen abgleichen.
Rabatte, Boni und Skonti
Im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen, deren Höhe bei Rechnungsstellung noch nicht feststeht, muss die Rechnung eindeutig erwähnen. Das Schreiben erleichtert das: Bei einer schriftlichen Vereinbarung genügt ein allgemeiner Hinweis, sofern die Unterlagen innerhalb kurzer Zeit vorgelegt und leicht geprüft werden können. Ändert sich die Vereinbarung nach der Rechnungsstellung, muss die Rechnung nicht berichtigt werden.
Praktisch bedeutet das: Wer Jahresboni oder gestaffelte Rabatte vereinbart hat, sollte die Vereinbarungen so ablegen, dass sie bei einer Prüfung schnell auffindbar sind. Auf der Eingangsseite taucht der Hinweis als Freitext auf, den eine Software erst erkennen muss, bevor sie ihn einer Vereinbarung zuordnen kann.
Bauleistungen und Bruttopreise
Für Bauleistungen nennt das Schreiben eine Übergangslösung. Das Leistungsverzeichnis lässt sich im Kerndatenmodell derzeit nicht abbilden. Deshalb wird es nicht beanstandet, wenn der strukturierte Teil nur die einzelnen Gewerke mit ihren Summen enthält. Die Aufschlüsselung nach Leistungsverzeichnis muss dann in einer menschenlesbaren, eingebetteten Anlage stehen, auf die der strukturierte Teil eindeutig hinweist. Zusätzlich darf das Verzeichnis als strukturierte Datei, etwa nach dem GAEB-Standard, mitgeschickt werden. Ein Enddatum für diese Regel nennt das Schreiben nicht.
Eine ähnliche Regel gibt es für Rechnungen auf Bruttopreisbasis, etwa bei preisgebundenen Büchern. Für XRechnung und ZUGFeRD gibt es dafür noch kein eigenes Format. Bis zum 31. Dezember 2027 genügen im strukturierten Teil die Summen je Steuersatz mit Steuerbetrag, wenn eine eingebettete, lesbare Anlage die Einzelpositionen enthält.
Berichtigungen als E-Rechnung
Besteht eine Pflicht zur E-Rechnung, muss auch die Berichtigung als E-Rechnung erfolgen, mit dem dafür vorgesehenen Rechnungstyp. Welcher Typ für ersetzende oder kumulierende Berichtigungen und für kaufmännische Gutschriften gilt, ist technisch noch nicht festgelegt. Solange sich aus Originalrechnung und Berichtigung klar ergibt, welche Angaben am Ende gelten, wird jede praxistaugliche Form akzeptiert.
Neu ist eine Ergänzung im Umsatzsteuer-Anwendungserlass: Bei einer E-Rechnung kann die Berichtigung auch als Gutschrift des Leistungsempfängers erfolgen. Voraussetzung sind eine vorherige Vereinbarung und ein eindeutiger Bezug auf die ursprüngliche Rechnung. Für den Rechnungseingang folgt daraus, dass Gutschriften und Korrekturen als eigene Belege ankommen und ihrem Ursprungsbeleg zugeordnet werden müssen.
Was im Rechnungsablauf zu prüfen ist
Aus dem Schreiben ergibt sich eine kurze Prüfliste für Unternehmen, die ab Januar 2027 ausstellen müssen und schon jetzt E-Rechnungen empfangen:
- Vorlagen prüfen. Enthält der strukturierte Teil deiner Ausgangsrechnungen Art, Umfang und Gehalt der Leistung, oder steht das Wesentliche nur im PDF-Anhang?
- Anhänge mitlesen. Liest deine Eingangsverarbeitung eingebettete Anhänge mit, etwa Stundennachweise, Leistungsverzeichnisse und Teilentgelte?
- Validator-Fehler einordnen. Lege fest, bei welchen Meldungen eine Rechnung zurückgeht und bei welchen ein Mensch das betroffene Feld ansieht.
- Endrechnungen abgleichen. Prüfe, ob gezahlte Anzahlungen aus dem Feld BT-113 gegen deine Buchungen laufen.
- Korrekturen zuordnen. Stelle sicher, dass Gutschriften und Berichtigungen ihrem Ursprungsbeleg zugeordnet werden.
Welche Felder einer Rechnung eine automatische Verarbeitung tragen, siehst du an eigenen Beispielen im E-Rechnung Viewer. Die Datei bleibt dabei auf deinem Gerät.
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E-Rechnung Viewer
XRechnung und ZUGFeRD im Browser lesen und sehen, welche Felder eine automatische Verarbeitung tragen. Die Datei bleibt auf deinem Gerät.
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Wie eingehende Rechnungen insgesamt ohne Handarbeit durchlaufen, steht im Beitrag zur intelligenten Dokumentenverarbeitung. Den Zeitplan der Pflicht erklärt der Beitrag zur E-Rechnungspflicht 2027.
Einordnung
Das Schreiben bringt keine neue Pflicht, aber mehr Klarheit darüber, was in den strukturierten Teil gehört und was in einen Anhang. Zwei Punkte sind zeitlich begrenzt: Die Erleichterungen für Endrechnungen und öffentlich-rechtliche Bescheide laufen bis zum 30. Juni 2030, die für Bruttopreisrechnungen bis Ende 2027. Die Nachsicht für Rechnungen, die den neuen Vorgaben nicht entsprechen, endet mit dem Jahr 2026.
Ebenfalls klargestellt wird: Stellt ein Unternehmen trotz Pflicht eine sonstige Rechnung statt einer E-Rechnung aus, ist das keine Ordnungswidrigkeit. BDO betont, dass das keine Entwarnung ist, weil das Format für die ordnungsgemäße Rechnung weiter zählt.
