KI-Use-Cases finden: so kommst du an den ersten Anwendungsfall

Die meisten Unternehmen, die beim Thema KI feststecken, scheitern nicht an der Technik und nicht an ihrer Größe. Sie wissen nicht, womit sie anfangen sollen. Dieser Leitfaden zeigt, wie du KI-Use-Cases finden kannst, ohne vorher eine Technologie auszuwählen: mit drei Leuten, sechs Fragen und einer Sortierung, die an einen Nachmittag passt.

Wer noch unsicher ist, ob im eigenen Betrieb überhaupt die Voraussetzungen für einen Piloten stehen, findet eine Vorstufe dazu im KI-Readiness-Check für Unternehmen.

Die Größe erklärt weniger, als du denkst

Die KfW hat im Juli 2026 ausgewertet, welche mittelständischen Unternehmen KI einsetzen (KfW Research, Fokus Volkswirtschaft Nr. 554, “Künstliche Intelligenz im Mittelstand”, 29. Juli 2026). Grundlage ist die 23. Welle des KfW-Mittelstandspanels mit gut 5.200 Unternehmensantworten. 20 Prozent der Unternehmen haben in den Jahren 2022 bis 2024 mindestens eine KI-Technologie genutzt. Im Zeitraum 2016 bis 2018 waren es 4 Prozent.

Vorn liegen die einfach nutzbaren Werkzeuge: Erzeugung natürlicher Sprache mit 14 Prozent, Texterkennung mit 10 Prozent. Automatisierung von Arbeitsabläufen und Entscheidungsunterstützung, Spracherkennung sowie Bilderkennung und -erzeugung kommen auf je 5 Prozent, Datenanalyse auf 3 und die physische Bewegung von Maschinen auf 1 Prozent. Selbst Betriebe mit weniger als fünf Beschäftigten nutzen zu 13 Prozent Sprachgenerierung und zu 9 Prozent Texterkennung.

Für dich ist die Automatisierung von Arbeitsabläufen der interessanteste Posten. Die KfW beschreibt sie als sehr unternehmensspezifisch: Sie braucht Wissen über den eigenen Betrieb, betrifft bestimmte Prozesse und muss meist an die vorhandene IT angebunden werden. Einen Chatbot kannst du abonnieren. Einen automatisierten Ablauf musst du erst im eigenen Haus finden.

Und die Größe? Rechnet man die übrigen Faktoren heraus, zeigt sich für die meisten Technologien kein klarer Zusammenhang mit der Unternehmensgröße. Entscheidend sind Digitalisierungsgrad, digitales Know-how und Innovationsfreude. Unternehmen mit Hochschulabsolventen und höheren Digitalisierungsausgaben setzen KI häufiger ein, ebenso solche, die sich über Fachzeitschriften, Messen, Websites oder Beratung informieren. Die Studie nennt diesen Zusammenhang moderat und liest daraus, dass schon das Finden einer nützlichen und zugleich machbaren ersten Anwendung eine wichtige Hürde ist.

Das deckt sich mit dem, was wir in Erstgesprächen hören. Am Budget scheitert es selten. Meistens fehlt der Satz “Bei uns würde ich damit anfangen”.

Wer die Arbeit macht, kennt die Anwendungsfälle

Die Suche nach dem ersten Anwendungsfall beginnt oft in der Geschäftsführung oder in der IT, weil dort entschieden wird. Die Führung kennt Kostenstellen, Kennzahlen und Beschwerden. Die Umwege kennt sie nicht. Niemand meldet nach oben, dass er sich jede Woche eine Excel-Liste baut, weil das ERP die Auswertung nicht so ausgibt, wie er sie braucht. Darüber spricht man nicht. Es ist eine Gewohnheit, auf die man sogar ein bisschen stolz ist.

Setz deshalb drei Perspektiven an einen Tisch. In einem Back Office mit 10 bis 50 Leuten sind das meist diese Personen:

• Sachbearbeitung. Wer den Vorgang täglich anfasst, zum Beispiel die Kollegin in der Buchhaltung, die Eingangsrechnungen erfasst, oder der Kollege im Innendienst, der Aufträge anlegt. Sie kennen jede Ausnahme, auch den Lieferanten, der sein Rechnungslayout ändert, ohne Bescheid zu sagen.
• Prozessverantwortung. Wer den Ablauf über Abteilungsgrenzen hinweg überblickt und über Ausnahmen entscheiden darf: die Leitung Rechnungswesen, die kaufmännische Leitung oder in kleineren Häusern die Geschäftsführung selbst. Diese Person weiß, was nach dem Schritt passiert, den ihr gerade betrachtet.
• IT und Systeme. Wer ERP, DMS und Postfächer betreut. In Betrieben dieser Größe ist das selten eine eigene IT-Abteilung, sondern eine Kollegin mit Admin-Rechten oder der Ansprechpartner beim Systemhaus. Diese Person weiß, welche Daten wo liegen, welche Schnittstellen es gibt und welche Software als unantastbar gilt.

Fehlt die Sachbearbeitung, findest du nur Kandidaten, die schon jemand vorformuliert hat, und die Ausnahmen tauchen erst im Projekt auf. Fehlt die Prozessverantwortung, landet ein Kandidat auf der Liste, den am Ende niemand freigeben kann. Fehlt die IT, sammelst du Ideen, die an einer fehlenden Schnittstelle scheitern.

Drei Leute reichen. Sitzen acht am Tisch, hört die Hälfte nur zu.

Die richtigen Fragen zielen auf gestern, nicht auf die Zukunft

Auf die Frage “Wo könnten wir KI einsetzen?” bekommst du eine Zusammenfassung der letzten Artikel, die dein Team über KI gelesen hat. Brauchbar ist das selten.

Frag stattdessen nach konkreter Arbeit aus der letzten Woche. Zu jeder Frage steht hier, worauf du bei der Antwort achtest:

• “Was hast du gestern gemacht, das du diese Woche schon dreimal gemacht hast?” Hier geht es um Wiederholung. Achte darauf, ob der Vorgang jedes Mal gleich abläuft oder ob jemand jedes Mal neu überlegen muss.
• “Welchen Vorgang schiebst du auf den Freitagnachmittag, weil er stumpf ist?” Stumpf heißt meistens: gleiche Handgriffe, wenig Entscheidung. Genau solche Arbeit lässt sich gut abgeben. Frag nach, wie viele Fälle es pro Woche sind.
• “Wo tippst du etwas ab, das an anderer Stelle schon digital vorliegt?” Das ist die zweite Erfassung. Lass dir zeigen, woher die Daten kommen: PDF im Postfach, Kundenportal oder Export aus einem anderen System.
• “Welche Datei auf deinem Desktop dürfte es offiziell gar nicht geben?” Das ist eine Zwischenliste neben dem Fachsystem. Ihre Spalten zeigen dir, welche Informationen das System nicht hergibt oder nicht annimmt.
• “Was fragt dich dein Team immer wieder, obwohl die Antwort irgendwo dokumentiert ist?” Hier geht es um Wissen, das schwer zu finden ist. Achte darauf, ob die Antwort in Dokumenten steht oder nur im Kopf einer Person.
• “Wenn du morgen zwei Tage ausfällst: Was bleibt liegen, und warum kann es niemand anders übernehmen?” Das zeigt Wissen, das nur eine Person hat. Oft steckt ein Ablauf dahinter, den nie jemand aufgeschrieben hat. Bevor ein System ihn übernehmen kann, muss er erst dokumentiert werden.

Keine dieser Fragen setzt KI-Wissen voraus, und das ist Absicht: Du sammelst Rohmaterial über Arbeit, keine Meinungen über Technik. Wer gefragt wird, was ihn im Alltag nervt, erlebt das Projekt außerdem als Zuhören und nicht als Bedrohung.

Für die zwei Stunden selbst helfen vier Regeln. Frag nach dem letzten konkreten Fall, nicht nach dem typischen: “Wie war das bei der Rechnung von Dienstag?” bringt Details, “Wie läuft das normalerweise?” bringt die Version aus dem Handbuch. Schreib alles auf, ohne zu bewerten. Wer schon im Gespräch sagt “Das lässt sich eh nicht automatisieren”, bekommt keine weiteren Antworten. Du moderierst und schreibst mit, die drei am Tisch erzählen. Und lass dir den Bildschirm oder die echte Datei zeigen. Beim Vorführen fallen die Zwischenschritte auf, die beim Erzählen niemand erwähnt.

Der Schmerz versteckt sich in den Umgehungen

Wiederkehrende Arbeit steht selten dort, wo das Organigramm sie vermutet. Sie steckt in dem, was Menschen gebaut haben, um mit einem Ablauf klarzukommen. An drei Stellen lohnt sich die Suche fast immer:

1. Die Zwischenliste. Jede Excel-Tabelle, jedes Notizbuch und jedes geteilte Dokument, das neben einem Fachsystem geführt wird, zeigt eine Lücke. Entweder gibt das System die Information nicht her, oder es nimmt sie nicht an. Beides ist ein guter Ausgangspunkt, weil die Spalten der Liste schon verraten, welche Felder fachlich wirklich gebraucht werden.
2. Die zweite Erfassung. Überall, wo Daten aus einem Dokument in eine Maske getippt werden, obwohl sie schon digital vorliegen, entsteht Arbeit ohne Nutzen. Belegeingang, Auftragserfassung und Stammdatenpflege sind die Klassiker. Deshalb ist intelligente Dokumentenverarbeitung so oft der erste Fall.
3. Der Satz “Das machen wir schon immer so”. Über die Qualität des Ablaufs sagt er wenig, aber er zeigt, dass ihn seit Jahren niemand mehr begründet hat. Manchmal steckt eine Prüfanforderung dahinter, an die sich nur noch eine Person erinnert. Manchmal ein alter Fehler, den seitdem ein manueller Kontrollschritt abfängt. In beiden Fällen gehört der Schritt auf die Liste.

Ein Workshop findet, was eine Umfrage nie sieht

Naheliegend wäre ein Fragebogen an alle Abteilungen. Er kostet wenig, erreicht alle und bringt fast nichts.

Eine Umfrage erfasst nur, was jemand für erwähnenswert hält. Die eingespielten Umwege fallen heraus, weil sie für die Betroffenen keine Auffälligkeit sind, sondern Alltag. Außerdem kannst du bei schriftlichen Antworten nicht nachfragen. “Rechnungsprüfung dauert zu lange” hilft dir nicht weiter, solange niemand fragt, an welcher der sieben Stationen die Zeit liegen bleibt.

Ein KI-Workshop im eigenen Unternehmen braucht weder externe Moderation noch KI-Vorwissen am Tisch. Im Gespräch kannst du nachfragen, bis ein Vorgang wirklich beschrieben ist. Angrenzende Abteilungen korrigieren sich gegenseitig, wenn ein Ablauf schöner dargestellt wird, als er läuft. Und am Ende meinen alle dasselbe, wenn sie von “Freigabe” oder “erledigt” reden.

Plan etwa eine halbe Stunde pro Vorgang und nimm dir lieber drei gründlich vor als zehn oberflächlich. Kommen mehrere Bereiche in Frage, mach mehrere Runden mit eigener Besetzung.

Aus der Rohliste wird eine Reihenfolge

Am Ende der Runde steht eine Rohliste. An diesem Punkt kippen viele Initiativen, weil die Liste als Ganzes nach zu viel aussieht und jede Abteilung ihren eigenen Punkt für den dringendsten hält. Sortiere sie deshalb in zwei Durchgängen.

Erster Durchgang: streichen. Raus fliegt, was selten läuft, etwa der Sonderfall im Jahresabschluss oder die Ausschreibung einmal im Quartal. Raus fliegt, was vor allem aus Abwägen oder Verhandeln besteht, denn dort liegt die Arbeit im Urteil und nicht in den Handgriffen. Und raus fliegt, was keinen Verantwortlichen hat. Ein Vorgang zwischen zwei Abteilungen, für den sich niemand zuständig fühlt, bleibt im Projekt an der ersten Detailfrage hängen, die keiner entscheiden darf. Gestrichen heißt nicht vergessen, nur: nicht als Erstes.

Zweiter Durchgang: ordnen. Für den Rest brauchst du zwei Zahlen: wie viele Fälle pro Monat anfallen und wie viele Minuten ein Fall dauert. Fälle pro Monat mal Minuten pro Fall ergibt die Stunden pro Monat. Beispiel: 400 Eingangsrechnungen im Monat à 6 Minuten sind 2.400 Minuten, also 40 Stunden. Für die Reihenfolge genügen Schätzungen aus der Runde. Genau messen musst du erst bei dem Kandidaten, den du wirklich angehst.

Liegen zwei Kandidaten nah beieinander, entscheidet eine Frage: Zeigen sich Fehler innerhalb von Tagen? Eine falsch erfasste Eingangsrechnung fällt spätestens beim nächsten Zahllauf auf. Bei einem Vorgang, dessen Fehler erst im Jahresabschluss sichtbar werden, erfährst du viel zu spät, ob die Lösung funktioniert.

Und dann gibt es in jeder Runde den lautesten Prozess, über den am meisten geklagt wird. Schreib ihn auf, aber setz ihn nicht automatisch nach oben. Lautstärke misst Frustration, nicht Stunden. Oft kommt der lauteste Prozess selten vor und macht dann viel Ärger, in der Rechnung landet er also weiter hinten.

Oben stehen danach drei Kandidaten. Wie du diese drei gründlich prüfst, mit Ausgangswerten und den Merkmalen, die für oder gegen einen Prozess sprechen, beschreibt der Beitrag Geschäftsprozesse automatisieren. Wie aus den Stunden ein Business Case wird, steht im Beitrag zum ROI von KI-Projekten.

Was jetzt zu tun ist

Fang nicht mit einem Modell an, sondern mit einem Kalendertermin. Für die nächste Woche sieht das so aus:

1. Zwei Stunden blocken. Ein Termin, ein Raum mit Bildschirm, kein Telefon.
2. Drei Leute einladen. Eine Person aus der Sachbearbeitung, eine mit Prozessverantwortung und eine, die ERP und DMS betreut. Du selbst moderierst und schreibst mit.
3. Die sechs Fragen stellen. Immer nach dem letzten konkreten Fall fragen, nie nach dem typischen.
4. Umwege sammeln. Zwischenlisten, zweite Erfassungen und jeden Satz, der mit “Das machen wir schon immer so” anfängt.
5. In zwei Durchgängen sortieren. Erst streichen, was selten läuft, vor allem Ermessen verlangt oder niemandem gehört. Dann den Rest nach Stunden pro Monat ordnen.
6. Die ersten drei auf eine Seite schreiben. Pro Kandidat: was passiert, wie oft, wie lange und wer es verantwortet.

Wenn du die Runde nicht selbst moderieren willst oder bei der Reihenfolge eine zweite Meinung suchst, sprich uns im Kennenlerngespräch an. Gute Beratung endet dabei nicht bei der Empfehlung, sondern mündet direkt in Umsetzung, siehe KI-Beratung im Mittelstand. Wie es nach dem ersten Kandidaten weitergeht, beschreibt der Leitfaden zum KI-Einstieg im Mittelstand.