TL;DR
Artikel 4 des EU AI Act verpflichtet Anwender KI-basierter Systeme ab Februar 2025, für ausreichende KI-Kompetenz des eingesetzten Personals zu sorgen. Die Pflicht ist rollenbasiert, nachweispflichtig und wird von den zuständigen Aufsichtsbehörden im Rahmen bestehender Sektorregulierung geprüft. Für Kanzleien, Family Offices und Spezialmakler heißt das: Schulungsnachweise pro Rolle, dokumentierte Curricula und ein Refresh-Rhythmus, der in die Betriebsakte der KI-Plattform eingebunden ist.
Warum Artikel 4 jetzt relevant ist
Artikel 4 ist keine abstrakte Grundsatznorm. Er adressiert Anbieter und Betreiber (Anwender) von KI-Systemen gleichermaßen und verlangt, dass Personal, das KI in Entscheidungs- oder Vorbereitungsprozessen einsetzt, die Funktionsweise, Grenzen und Risiken der eingesetzten Systeme versteht. Die Bestimmung gilt seit dem 2. Februar 2025, unabhängig davon, ob das jeweilige KI-System als Hochrisiko eingestuft ist.
Das heißt: Auch wer Microsoft 365 Copilot im Kanzleialltag nutzt, OpenAI-Modelle in Family-Office-Workflows einsetzt oder interne KI-Anwendungen in der Maklerplatzierung betreibt, fällt unter die Schulungspflicht. Ein einmaliges Inhouse-Briefing reicht nicht.
Was “ausreichende KI-Kompetenz” in der Praxis bedeutet
Die Verordnung definiert KI-Kompetenz als Fähigkeit, KI-Systeme informiert einzusetzen, ihre Ausgaben kritisch zu bewerten und Risiken zu erkennen. Für die Umsetzung bedeutet das:
- Rollenbasierte Curricula. Eine Sachbearbeiterin, die Belege über KI vorkontieren lässt, braucht ein anderes Kompetenzprofil als ein Partner, der auf Basis von KI-Auswertungen Mandatsentscheidungen trifft.
- Praxisbezug statt Generalistenwissen. Schulungen müssen die im Haus eingesetzten Systeme, Prompts und Freigabepfade konkret adressieren. Generische “KI-Einführung” genügt nicht.
- Nachweisbarkeit. Teilnahmeprotokolle, Lernzielkontrollen und Aktualisierungen bei Modell- oder Workflow-Änderungen müssen dokumentiert sein.
- Refresh-Rhythmus. Änderungen am Modell, an Prompts oder am Freigabemodell erfordern eine erneute Unterweisung des betroffenen Personals.
Was das für Kanzleien heißt
Steuerberatungskanzleien stehen unter Berufsrecht und Mandatsgeheimnis. Schulungsnachweise werden dort nicht nur aus AI-Act-Perspektive geprüft, sondern auch aus berufsrechtlicher. Die BStBK-Hinweise zur KI-Nutzung empfehlen, dokumentierte Einweisungen pro eingesetztem System und Nutzerrolle vorzuhalten. Wer Belegverarbeitung, Mandantenkorrespondenz oder DATEV-nahe Workflows über KI abwickelt, muss die beteiligten Personen auf die konkreten Datenflüsse und Grenzen der eingesetzten Modelle schulen. Vertiefung: Datenschutzkonforme KI für Steuerberater.
Was das für Family Offices heißt
Family Offices haben selten eine eigene Compliance-Abteilung, sind aber an Familienrichtlinien und Vertraulichkeitsvereinbarungen gebunden. Für den AI-Act-Nachweis reicht es nicht, eine Einmalschulung zu dokumentieren. Praktikabel ist, die Schulungspflicht in das bestehende Onboarding einzubinden und bei Einführung neuer KI-Workflows eine kurze, rollenbezogene Einweisung durchzuführen, die in die Betriebsakte eingeht. Vertiefung: Eigene KI für Family Offices.
Was das für Spezialmakler heißt
Spezial- und Industriemakler verarbeiten Wording-Vergleiche, Risikoberichte und Carrier-Daten mit hoher Vertraulichkeit gegenüber Versicherern und Kunden. Schulungsnachweise gehören hier zur Platzierungshygiene, vergleichbar mit der Pflicht zur sachgerechten Beratungsdokumentation. Vertiefung: Eigene KI für Spezialmakler.
Wie Schulungspflicht und Governance zusammenhängen
Die Schulungspflicht ist kein isolierter Nachweis. Sie ist Teil einer belastbaren Governance: dokumentierte Datenflüsse, Rollen- und Freigabemodell, Logging, AI-Act-Einordnung je Workflow und ein Änderungsprozess, der Schulungen bei Modell- oder Workflow-Änderungen nachzieht. Wer das Thema Datenschutz und KI-Einsatz getrennt betrachtet, verdoppelt den Aufwand. Vertiefung: Datenschutzkonforme KI für Kanzleien und Family Offices.
Wie du den Nachweis aufbaust
Das KI-Workflow-Audit ist ein kostenloses 30-Minuten-Erstgespräch mit einer ersten Einordnung zu AI-Act-Relevanz und notwendigen Governance-Schritten. Die detaillierte Bewertung je Workflow und die Ausarbeitung der Schulungs- und Governance-Maßnahmen laufen in Phase 0 des Private-KI-Start, der Rollen, Freigaben und Schulungsnachweise von Anfang an in der Betriebsakte der Plattform verankert.
Häufige Fragen
Ab wann gilt die Schulungspflicht? Artikel 4 gilt seit dem 2. Februar 2025 unmittelbar, unabhängig von der Risikoklasse des eingesetzten KI-Systems.
Reicht eine Online-Schulung? Ja, wenn sie rollenbezogen ist, die im Haus eingesetzten Systeme konkret adressiert, Lernzielkontrollen enthält und dokumentiert wird. Ein generisches Erklärvideo reicht nicht.
Wer prüft die Einhaltung? Die nationalen Aufsichtsbehörden im Rahmen bestehender Sektorregulierung. Für Kanzleien greift zusätzlich die berufsrechtliche Aufsicht.
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