Dieser Beitrag vertieft die Schulungspflicht aus Artikel 4 des EU AI Act. Den Gesamtüberblick zur KI-Verordnung, also Risikoklassen, Zeitplan und Pflichten, gibt der Beitrag EU AI Act: Was die KI-Verordnung für dein Unternehmen bedeutet.
Kurzfassung
- Artikel 4 des EU AI Act verpflichtet Anwender von KI-Systemen seit Februar 2025 dazu, für die KI-Kompetenz des eingesetzten Personals zu sorgen.
- Seit dem Inkrafttreten der Digital-Omnibus-Verordnung (EU) 2026/1744 am 27. Juli 2026 ist daraus eine Bemühenspflicht geworden: Vorgeschrieben sind Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz, kein garantiertes Kompetenzniveau.
- Das betrifft Kanzleien, Family Offices und Spezialmakler, die ihre Schulungsmaßnahmen jetzt rollenbasiert dokumentieren und in die Betriebsakte einbinden sollten.
Warum Artikel 4 jetzt relevant ist
Artikel 4 ist keine abstrakte Grundsatznorm. Er adressiert Anbieter und Betreiber (Anwender) von KI-Systemen gleichermaßen und verlangt seit der Digital-Omnibus-Verordnung Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz, damit Personal, das KI in Entscheidungs- oder Vorbereitungsprozessen einsetzt, die Funktionsweise, Grenzen und Risiken der eingesetzten Systeme versteht. Die Bestimmung gilt seit dem 2. Februar 2025, unabhängig davon, ob das jeweilige KI-System als Hochrisiko eingestuft ist.
Das heißt: Auch wer Microsoft 365 Copilot im Kanzleialltag nutzt, OpenAI-Modelle in Family-Office-Workflows einsetzt oder interne KI-Anwendungen in der Maklerplatzierung betreibt, ist von der Bemühenspflicht erfasst. Ein einmaliges Inhouse-Briefing allein erfüllt die geforderten Maßnahmen zur Kompetenzförderung nicht.
Was “ausreichende KI-Kompetenz” in der Praxis bedeutet
Die Verordnung definiert KI-Kompetenz als Fähigkeit, KI-Systeme informiert einzusetzen, ihre Ausgaben kritisch zu bewerten und Risiken zu erkennen. Für die Umsetzung bedeutet das:
- Rollenbasierte Curricula. Eine Sachbearbeiterin, die Belege über KI vorkontieren lässt, braucht ein anderes Kompetenzprofil als ein Partner, der auf Basis von KI-Auswertungen Mandatsentscheidungen trifft.
- Praxisbezug statt Generalistenwissen. Schulungen müssen die im Haus eingesetzten Systeme, Prompts und Freigabepfade konkret adressieren. Generische “KI-Einführung” genügt nicht.
- Nachweisbarkeit. Empfehlenswert sind Teilnahmeprotokolle, Lernzielkontrollen und eine Aktualisierung bei Modell- oder Workflow-Änderungen, damit sich die ergriffenen Maßnahmen im Zweifel belegen lassen.
- Refresh-Rhythmus. Änderungen am Modell, an Prompts oder am Freigabemodell erfordern eine erneute Unterweisung des betroffenen Personals.
Was das für Kanzleien heißt
Steuerberatungskanzleien stehen unter Berufsrecht und Mandatsgeheimnis. Schulungsnachweise werden dort nicht nur aus AI-Act-Perspektive geprüft, sondern auch aus berufsrechtlicher. Die BStBK-Hinweise zur KI-Nutzung empfehlen, dokumentierte Einweisungen pro eingesetztem System und Nutzerrolle vorzuhalten. Wer Belegverarbeitung, Mandantenkorrespondenz oder DATEV-nahe Workflows über KI abwickelt, muss die beteiligten Personen auf die konkreten Datenflüsse und Grenzen der eingesetzten Modelle schulen. Vertiefung: KI für Steuerberater.
Was das für Family Offices heißt
Family Offices haben selten eine eigene Compliance-Abteilung, sind aber an Familienrichtlinien und Vertraulichkeitsvereinbarungen gebunden. Für den AI-Act-Nachweis reicht es nicht, eine Einmalschulung zu dokumentieren. Praktikabel ist, die Schulungspflicht in das bestehende Onboarding einzubinden und bei Einführung neuer KI-Workflows eine kurze, rollenbezogene Einweisung durchzuführen, die in die Betriebsakte eingeht. Vertiefung: KI im Family Office.
Was das für Spezialmakler heißt
Spezial- und Industriemakler verarbeiten Wording-Vergleiche, Risikoberichte und Carrier-Daten mit hoher Vertraulichkeit gegenüber Versicherern und Kunden. Schulungsnachweise gehören hier zur Platzierungshygiene, vergleichbar mit der Pflicht zur sachgerechten Beratungsdokumentation. Vertiefung: KI für Versicherungsmakler.
Wie Schulungspflicht und Governance zusammenhängen
Die Schulungspflicht ist kein isolierter Nachweis. Sie ist Teil einer belastbaren Governance: dokumentierte Datenflüsse, Rollen- und Freigabemodell, Logging, AI-Act-Einordnung je Workflow und ein Änderungsprozess, der Schulungen bei Modell- oder Workflow-Änderungen nachzieht. Wer das Thema Datenschutz und KI-Einsatz getrennt betrachtet, verdoppelt den Aufwand. Vertiefung: Datenschutzkonforme KI für Kanzleien und Family Offices.
Wie du den Nachweis aufbaust
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