Die häufigste Frage nach jedem Vortrag zur KI-Verordnung lautet nicht “was ist ein Hochrisiko-KI-System”, sondern “ist unseres eines”. Beantwortet wird sie selten, weil die meisten Erklärstücke bei der Aufzählung der Risikoklassen aufhören und die Einstufung dem Leser überlassen. Dieser Beitrag geht den anderen Weg: Er zeigt, wie du die Entscheidung für deine eigenen Systeme triffst und so festhältst, dass sie später jemand nachvollziehen kann.
Kurzfassung
Ob ein Hochrisiko-KI-System vorliegt, entscheidet der Einsatzzweck, nicht die Technik: Anhang III listet die sensiblen Anwendungsbereiche, Anhang I erfasst KI als Sicherheitskomponente in ohnehin regulierten Produkten. Die meisten Back-Office-Workflows im Mittelstand fallen in keine der beiden Listen, und genau das gehört schriftlich festgehalten, bevor die Fristen im Dezember 2027 und August 2028 greifen.
Die Einstufung hängt am Zweck, nicht am Modell
Der erste Denkfehler liegt fast immer im Werkzeug. Unternehmen fragen, ob ChatGPT, Copilot oder ein selbst betriebenes Open-Weight-Modell hochriskant sei. Diese Frage lässt sich nicht beantworten, weil die Verordnung nicht an das Modell anknüpft, sondern an das, wofür du es einsetzt.
Dasselbe Sprachmodell kann in deinem Haus in fünf Workflows laufen und in vier davon vollkommen unkritisch sein. Es fasst Besprechungsnotizen zusammen, sortiert Posteingänge, formuliert Angebotstexte vor. Sobald dasselbe Modell Bewerbungen gegen ein Anforderungsprofil bewertet, ändert sich die Einstufung, ohne dass an der Technik eine Zeile anders wäre.
Die praktische Folge für die Bestandsaufnahme: Du inventarisierst nicht Tools, du inventarisierst Workflows. Eine Liste mit drei Zeilen (“Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Team, eigenes Modell”) trägt zur Einstufung nichts bei. Eine Liste mit zwanzig Zeilen, in der jede Zeile einen konkreten Vorgang beschreibt und benennt, worüber die KI dabei entscheidet oder mitentscheidet, ist die Grundlage für alles Weitere.
Anhang III und Anhang I führen auf verschiedenen Wegen in dieselbe Klasse
Es gibt zwei Türen in die Hochrisiko-Klasse, und sie funktionieren unterschiedlich.
Anhang III listet Anwendungsbereiche. Er zählt sensible Felder auf, in denen KI direkt über Lebenschancen mitentscheidet: Beschäftigung und Personalauswahl, Kreditwürdigkeit und Zugang zu wesentlichen Dienstleistungen, kritische Infrastruktur, allgemeine und berufliche Bildung, biometrische Identifizierung sowie Migration und Grenzkontrolle. Ein System fällt hierunter, wenn sein Zweck in einem dieser Felder liegt, unabhängig davon, in welchem Produkt es steckt. Das ist der Weg, der den Mittelstand betrifft.
Anhang I knüpft an Produktrecht an. Hier geht es um KI, die als Sicherheitskomponente in einem Produkt arbeitet, das ohnehin einer europäischen Produktregulierung unterliegt: Maschinen, Aufzüge, Medizinprodukte, Druckgeräte, Funkanlagen. Wenn die KI Teil der Funktion ist, von der die Sicherheit des Produkts abhängt, erbt sie den Regulierungsrahmen dieses Produkts. Für ein Unternehmen, das solche Produkte selbst herstellt und in Verkehr bringt, ist das relevant. Für ein Unternehmen, das sie nur einkauft und benutzt, in aller Regel nicht.
Der Unterschied ist mehr als eine Feinheit, weil beide Türen unterschiedliche Fristen haben. Anhang III wird am 2. Dezember 2027 wirksam, Anhang I erst am 2. August 2028. Beide Daten stehen so in der geänderten Verordnung, die am 24. Juli 2026 im Amtsblatt veröffentlicht wurde und seit dem 27. Juli 2026 in Kraft ist. Wer beides in einen Topf wirft, plant mit dem falschen Datum.
Deine Rolle bestimmt, wie viel Arbeit die Einstufung nach sich zieht
Die zweite Entscheidung, die häufiger falsch getroffen wird als die erste: Bist du Anbieter oder Betreiber?
Anbieter entwickelt, wer ein KI-System herstellt oder herstellen lässt und unter eigenem Namen auf den Markt bringt. Diese Rolle trägt die schwere Last: Risikomanagementsystem über den gesamten Lebenszyklus, Anforderungen an Datenqualität, technische Dokumentation, Konformitätsbewertung vor dem Inverkehrbringen, Registrierung.
Betreiber ist, wer ein KI-System in eigener Verantwortung einsetzt. Das sind fast alle Leserinnen und Leser dieses Beitrags. Die Pflichten sind spürbar leichter, aber sie sind nicht null: Du musst das System entsprechend der Anbietervorgaben nutzen, für menschliche Aufsicht durch dafür befähigte Personen sorgen, die Eingabedaten im Rahmen deiner Kontrolle geeignet halten, den Betrieb protokollieren und schwerwiegende Vorfälle melden.
Zwei Fallstricke lohnen die Aufmerksamkeit. Erstens kannst du in die Anbieterrolle hineinrutschen, ohne ein Modell zu bauen: wenn du ein fremdes Hochrisiko-System unter deinem eigenen Namen weitergibst oder seinen Zweck wesentlich veränderst. Zweitens hilft dir beim Zukauf nur der Blick in den Vertrag: Wer haftet wofür, wer liefert welche Dokumentation, und was passiert, wenn der Anbieter seine Konformitätsunterlagen nicht rechtzeitig hat. Beides zusammen heißt: Die Einstufung entscheidet mit, wie du beschaffst. Wer stattdessen selbst baut oder ein zugekauftes System wesentlich umbaut, gewinnt Kontrolle über Protokolle, Daten und Rollenmodell, übernimmt damit aber auch die schwerere Pflichtenseite. Das ist eine bewusste Abwägung, keine Abkürzung.
Die meiste Back-Office-Automatisierung ist nicht hochriskant
Das ist die Nachricht, die in der Debatte regelmäßig untergeht. Für dokumentenlastige Vorgangsstrecken im Mittelstand lautet die ehrliche Antwort fast immer: keine Hochrisiko-Einstufung.
Nicht hochriskant sind typischerweise Rechnungs- und Belegextraktion, Klassifizierung und Ablage von Posteingang, Vertragsvorprüfung ohne Entscheidungsfunktion, Wissensabfragen auf eigenen Dokumentbeständen, Zusammenfassungen von Besprechungen, Entwürfe für Korrespondenz, Datenpflege und Anreicherung im CRM. Diese Vorgänge treffen keine Entscheidung über Menschen. Sie bereiten Arbeit vor, die anschließend jemand freigibt.
Aufmerksam wirst du an drei Stellen, die in mittelständischen Betrieben tatsächlich vorkommen:
- Personalauswahl. Filtern, Bewerten oder Ranken von Bewerbungen. Der ausführliche Fall steht im Beitrag zu KI im Recruiting.
- Bonitäts- und Kreditbewertung. Systeme, die die Kreditwürdigkeit natürlicher Personen einschätzen oder über den Zugang zu wesentlichen Leistungen mitentscheiden.
- Biometrische Systeme, aber genauer hinsehen. Anhang III zielt auf die biometrische Identifizierung aus der Ferne, also das Erkennen einer Person aus einer Menge. Der Abgleich, der nur bestätigt, dass jemand die Person ist, für die er sich ausgibt, ist ausdrücklich ausgenommen. Die Gesichtserkennung an der eigenen Tür ist in aller Regel genau dieser Bestätigungsfall und damit nicht automatisch Hochrisiko.
Die Trennlinie verläuft an einer einzigen Frage: Bewertet das System einen Menschen so, dass die Bewertung für ihn spürbare Folgen hat? Ein Werkzeug, das Interviewnotizen strukturiert, liegt auf der harmlosen Seite. Dasselbe Werkzeug, das daraus einen Eignungswert berechnet, liegt auf der anderen.
Vier Fragen, die die Einstufung entscheiden
Für jeden Workflow aus deiner Inventur beantwortest du der Reihe nach:
- Liegt der Zweck in einem Anwendungsbereich aus Anhang III? Beschäftigung, Kreditwürdigkeit, kritische Infrastruktur, Bildung, Biometrie, Migration. Wenn nein, ist die häufigste Antwort schon gefunden.
- Ist die KI Sicherheitskomponente eines Produkts, das nach Anhang I reguliert ist? Diese Frage betrifft Hersteller, nicht reine Anwender. Für ein Ingenieurbüro oder eine Kanzlei lautet die Antwort verlässlich nein. Wer selbst Maschinen oder Anlagen baut und KI als Sicherheitskomponente einbaut, ist dagegen genau gemeint, und für den ist Anhang I die relevante Tür.
- Entscheidet oder bewertet das System, oder bereitet es nur vor? Wenn ein Mensch die Ausgabe tatsächlich prüft und die Entscheidung trägt, ändert das die Einstufung nicht automatisch, aber es entscheidet über den Zuschnitt der Aufsichtspflichten. Ein reines Vorschlagssystem ohne Bewertungslogik bleibt in aller Regel außerhalb.
- Bist du Anbieter oder Betreiber? Das bestimmt den Umfang der Pflichten und die Frage, was im Lieferantenvertrag stehen muss.
Halte das Ergebnis schriftlich fest: Workflow, Antwort auf jede der vier Fragen, Begründung in zwei Sätzen, Datum, verantwortliche Person. Diese Notiz ist kein Formalismus. Sie ist der einzige Beleg dafür, dass du die Einstufung überhaupt vorgenommen hast, und sie ist bei einer Rückfrage später das Erste, wonach gefragt wird. Wie sich diese Nachweise in ein tragfähiges Rollen- und Freigabemodell einfügen, beschreibt der Beitrag zur KI-Governance im Unternehmen.
Die verschobenen Fristen entlasten, aber sie verändern die Reihenfolge nicht
Die Verschiebung durch das Omnibus-Paket ist geltendes Recht, kein Vorschlag, der noch wackeln könnte. Die Änderungsverordnung ist seit Ende Juli 2026 in Kraft. Wer Personalauswahl oder Bonitätsbewertung mit KI unterstützt, hat für die vollen Hochrisiko-Anforderungen also verlässlich bis zum 2. Dezember 2027 Zeit, bei KI in regulierten Produkten bis zum 2. August 2028. Der Omnibus hat zusätzlich die Schwelle für Erleichterungen deutlich angehoben, auf Unternehmen, die keine KMU mehr sind, aber weniger als 750 Beschäftigte haben und höchstens 150 Millionen Euro Umsatz oder höchstens 129 Millionen Euro Bilanzsumme erreichen, mit einem vereinfachten Rahmen unter anderem bei den Dokumentationspflichten für Hochrisiko-Systeme. Was das Paket im Einzelnen verändert hat, steht im Beitrag zum EU AI Act Omnibus.
Das ist echter Spielraum, und er ist kein Grund zur Hektik. Er ist ein Grund, die Zeit bewusst zu nutzen. Drei Argumente sprechen dafür, jetzt einzustufen statt 2027.
Beschaffungszyklen sind länger als die Restlaufzeit. Ein Auswahlverfahren, eine Einführung und ein Jahr Echtbetrieb sind in vielen Häusern zusammen näher an zwei Jahren als an einem. Wer 2027 mit der Einstufung beginnt, entscheidet über Systeme, die er längst gekauft hat.
Die Einstufung bestimmt den Vertrag. Erst wenn du weißt, dass ein System in die Hochrisiko-Klasse fällt, kannst du vom Anbieter die passenden Zusagen verlangen: technische Dokumentation, Protokollierungsschnittstellen, Konformitätsunterlagen zum richtigen Zeitpunkt, Regelungen für den Fall, dass er nicht liefert. Diese Punkte verhandelst du vor der Unterschrift oder gar nicht.
Die schriftliche Einstufung ist selbst der Nachweis. Wer im Dezember 2027 eine Klassifizierung vorlegt, die auf den Tag der Aufsichtsfrage datiert ist, hat kein gutes Papier. Wer eine Liste vorlegt, die seit 2026 gepflegt und mehrfach fortgeschrieben wurde, hat ein sehr gutes.
Zwei Pflichten gelten heute, unabhängig von der Risikoklasse
Der wichtigste Punkt zum Schluss, weil er in der Fristendiskussion regelmäßig verlorengeht: Die Verschiebung betrifft ausschließlich die Hochrisiko-Anforderungen. Zwei Pflichten laufen davon vollständig unabhängig.
Die Pflicht zur KI-Kompetenz gilt seit dem 2. Februar 2025, für jedes Unternehmen, das KI einsetzt, in jeder Risikoklasse. Der Omnibus hat sie allerdings entschärft: Anbieter und Betreiber müssen Maßnahmen ergreifen, die den Aufbau von KI-Kompetenz bei ihren Beschäftigten unterstützen, sie müssen aber keiner einzelnen Person ein bestimmtes Kompetenzniveau garantieren. Aus einer Ergebnispflicht ist damit eine Bemühenspflicht geworden. Wer Schulung und Rollenverständnis ohnehin dokumentiert, ist weiterhin auf der sicheren Seite, nur ist der Nachweis eines Niveaus nicht mehr das, was die Verordnung verlangt. Die Transparenzpflichten greifen seit August 2026: Wer mit einer Maschine spricht, muss das erkennen können, und KI-erzeugte Inhalte müssen als solche kenntlich sein. Für Anbieter generativer Systeme, die vor dem 2. August 2026 auf dem Markt waren, läuft für die Kennzeichnungspflichten allerdings noch eine viermonatige Übergangsfrist bis zum 2. Dezember 2026. Seit dem 2. August 2026 sind das KI-Büro und die Behörden der Mitgliedstaaten für Umsetzung, Aufsicht und Durchsetzung zuständig (Quelle: Europäische Kommission).
Ein Betrieb, dessen sämtliche Workflows in die niedrigen Risikoklassen fallen, hat also trotzdem etwas zu tun. Nur eben deutlich weniger, und genau das ist der Wert einer sauberen Einstufung: Sie sagt dir, wo der Aufwand hingehört und wo nicht.
Was jetzt zu tun ist
Setz dich einen Nachmittag hin und schreib deine KI-gestützten Vorgänge auf, Zeile für Zeile, mit dem, worüber die KI dabei mitentscheidet. Geh die vier Fragen durch und notiere je Workflow das Ergebnis mit Begründung. In den meisten Häusern bleiben danach null bis zwei Kandidaten übrig, die genauer geprüft werden müssen, und diese wenigen bekommen ihre eigene Akte. Für den Gesamtrahmen der Verordnung, die vier Risikoklassen und den Zeitplan lohnt der Blick in den Überblicksbeitrag zum EU AI Act.
Wenn du die Einstufung nicht allein treffen willst, sind zwei Wege naheliegend. Im KI-Prozess-Audit gehen wir deine wichtigsten Workflows in 30 Minuten durch und ordnen sie nach Risiko und Datenschutzlage ein, kostenlos und mit konkreter Empfehlung statt allgemeiner Checkliste. Wenn im Haus mehrere Bereiche gleichzeitig anfangen wollen und die Einstufung Teil einer größeren Priorisierung ist, ist der KI-Workshop der passendere Einstieg: Use-Cases finden, bewerten und in eine Reihenfolge bringen, in der die regulatorische Einordnung von Anfang an mitläuft.
