Actaport ist eine Kanzleisoftware, die in der Cloud läuft. Die Actaport KI ist kein festes Modul: Laut Produktseite verbinden Kanzleien ihre Akten über Workflows mit KI-Agenten, mit „flexible LLM Wahl“. Welches Sprachmodell die Akten liest, entscheidet damit die Kanzlei selbst, und genau dort hat eine KI auf einem Gerät im Büro Platz.
Kurzfassung
- Actaport bietet KI Stand November 2026 über Workflows an, die Kanzleien mit n8n, Zapier oder der API bauen und mit einem Sprachmodell ihrer Wahl verbinden.
- Die Akten selbst liegen laut Auftragsverarbeitungsvertrag bei Microsoft in Deutschland, ein KI-Anbieter steht nicht in der Liste der Unterauftragnehmer.
- Das betrifft Kanzleien mit Actaport, die KI-Workflows nutzen wollen, ohne einen weiteren Cloud-Dienst an die Mandantendaten zu lassen.
Was Actaport unter KI versteht
Actaport stammt von der dokSAFE GmbH aus Leipzig. Auf der Startseite steht KI im Abschnitt „Automatisierung und KI kontrolliert einführen“. Kanzleien bauen dort Abläufe „direkt auf Ihren Kanzleidaten“, per Drag and Drop mit n8n und Zapier oder per Code über die API. Als Vorlagen aus der Community zeigt Actaport etwa „Fristen auslesen (KI-basiert)“, eine KI-basierte Klassifizierung von Dokumenten und „Akte auswerten und Abschlussbericht erzeugen“.
Auf der Seite zur Automation heißt es, die KI klassifiziere Dokumente „nach Ihrem Prompt und vermerkt das Ergebnis am Dokument“. Ein Beispiel dort nutzt den Schritt „AI by Zapier“, um eine Akte zusammenzufassen. Ein Sprachmodell, das Actaport selbst betreibt, nennt der Hersteller nicht. Wer die Akte liest, hängt davon ab, welchen KI-Schritt die Kanzlei in ihren Workflow einbaut.
Daneben gibt es Anbindungen an zwei Partner, laut Preisseite beide ohne Aufpreis bei Actaport, aber mit eigener Buchung beim Partner: Justin Legal, das Mandantenanfragen „mit der Intelligenz von ChatGPT“ zu einer Akte macht, und JUPUS für die KI-gestützte Mandatsaufnahme. Beide setzen vor der Akte an, nicht bei der laufenden Bearbeitung.
Wo die Akten liegen
Für die Verschwiegenheit zählt die Liste der Dienstleister. Im Auftragsverarbeitungsvertrag (abgerufen im November 2026) nennt Actaport zehn genehmigte Unterauftragnehmer. Das Hosting übernimmt Microsoft Cloud Ireland Operations, Ort der Datenverarbeitung ist Deutschland. Eine Fußnote zu Microsoft verweist zusätzlich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission für die USA, das Trans-Atlantic Data Privacy Framework, nach dem sich Microsoft zertifiziert hat. Die Volltextsuche läuft bei der PlusServer GmbH aus Köln, ebenfalls in Deutschland. Dazu kommen Dienstleister für Buchhaltung, Mandantenportal und Abrechnung.
Ein Anbieter von Sprachmodellen steht nicht auf dieser Liste. Das passt zum Ansatz der frei wählbaren Workflows: Baut eine Kanzlei einen KI-Schritt über Zapier oder mit einem Modell von OpenAI oder Anthropic, gehen die Dokumente an diese Dienste. Diese Verarbeitung regelt dann nicht der Vertrag mit Actaport, die Kanzlei muss sie für jeden Dienst selbst klären.
Eine lokale KI ändert an der Cloud nichts. Die Akten liegen weiter bei Actaport, das ist bei einer Cloud-Kanzleisoftware so gewollt und vertraglich geregelt. Sie verhindert aber, dass für die KI ein weiterer Dienst dazukommt, der Schriftsätze, Bescheide und Mandantenpost liest.
Die Actaport API
Von den Kanzleiprogrammen, die wir uns angesehen haben, ist Actaport für eine Anbindung am besten dokumentiert. Die API-Dokumentation ist öffentlich und beschreibt eine REST-API mit Anmeldung über OpenID Connect. Freigeschaltet wird sie mit dem Zusatzmodul API Automate, das laut Preisseite 228 Euro pro Jahr und Nutzer kostet (Stand: November 2026). Beim Tarif Professional steht dort „API-Access erhältlich (addon)“.
Für eine KI sind vor allem diese Aufrufe interessant:
- die Dokumente einer Akte auflisten und einzelne Dokumente herunterladen,
- Dokumente in eine Akte hochladen und ihre Metadaten ändern,
- Fristen, Notizen, Wiedervorlagen und Aufgaben zu einer Akte anlegen,
- Dokumente über einen Suchbegriff finden.
Dazu kommen laut Hilfeartikel Webhook-Ereignisse. Die Zapier-Integration löst unter anderem aus, wenn ein neues Dokument erstellt oder hochgeladen wird, eine neue Frist entsteht oder sich eine Akte ändert.
Für Kanzleien
Lokale KI für deine Kanzlei
Dein Actaport bleibt, wo es ist. Den KI-Schritt deiner Workflows übernimmt ein Gerät in deiner Kanzlei, statt Dokumente an einen weiteren Cloud-Dienst zu geben.
So sieht das aus
Wie eine lokale KI mit Actaport arbeitet
Ein Ablauf für den Posteingang sieht dann so aus: Ein neues Dokument landet in einer Akte. Das Gerät in der Kanzlei fragt die Dokumente der Akten regelmäßig über die API ab, die dafür laut API-Dokumentation einen eigenen Aufruf hat, lädt neue Dokumente herunter und liest sie mit einem Sprachmodell, das im Büro läuft. Erkennt es eine Frist, legt es über die API eine Aufgabe oder eine Notiz mit dem Vorschlag an. Anders als die Vorlage „Fristen auslesen“, die laut Startseite direkt eine Frist anlegt, bleibt es hier beim Vorschlag: Eine Fachangestellte öffnet die Aufgabe in Actaport, prüft das Dokument und legt die Frist selbst an.
Dasselbe Muster trägt die Vorlagen, die Actaport selbst zeigt: Dokumente klassifizieren und das Ergebnis am Dokument vermerken, oder eine Akte auswerten und den Bericht als neues Dokument in die Akte hochladen. Anders ist nur der KI-Schritt, der auf dem Gerät läuft statt bei einem Cloud-Anbieter. Wer Abläufe lieber mit n8n baut, kann n8n auch selbst betreiben, dann bleibt auch die Ablaufsteuerung im Haus.
Zwei technische Hinweise, die nicht aus der Actaport-Dokumentation stammen, sondern allgemein gelten. Webhooks schicken Ereignisse an eine Adresse, die aus dem Internet erreichbar sein muss. Ein Gerät hinter der Firewall der Kanzlei fragt deshalb meist selbst in kurzen Abständen nach. Und weil die API mit einem Zugangstoken arbeitet, lohnt sich für das Gerät ein eigener Zugang mit genau den Rechten, die der Ablauf braucht.
Outlook, beA und Datenexport
E-Mails kommen über ein Outlook-Add-in in die Akte, das laut Hilfe nur mit einer Professional-Lizenz und einer in Actaport integrierten Domain funktioniert. Das beA ist Teil des zentralen Postfachs, in dem Actaport E-Mails, beA-Nachrichten und das Mandantenportal zusammenführt. Was dort veraktet wird, erreicht eine KI über die API wie jedes andere Dokument.
Einen vollständigen Export aller Daten gibt es laut Hilfe bei Kündigung, mit Metadaten im JSON-Format und Dokumenten im Originalformat. Ein Export im laufenden Betrieb ist möglich, kostet aber extra. Für eine KI im Alltag ist dieser Weg zu schwerfällig, dafür ist die API da.
Wann eine lokale KI bei Actaport passt
Wie bei Advolux, RA-MICRO und Advoware bleibt die Frage, wo die KI rechnet. Bei Actaport fällt die Antwort leichter, weil der Hersteller kein Modell vorgibt und die Schnittstelle offen dokumentiert. Eine lokale KI lohnt sich vor allem, wenn eine Kanzlei viele Dokumente automatisch auswerten lassen will und dafür keinen zusätzlichen Dienst wie Zapier oder einen Modellanbieter in den Datenfluss holen möchte. Wartung aus der Ferne braucht bei diesem Angebot die Freigabe der Kanzlei.
Wie die Wege bei Programmen ohne offene API aussehen, zeigen die Beiträge über RA-MICRO und KI, Advoware und KI und Advolux und lokale KI. Die berufsrechtliche Einordnung insgesamt beschreibt der Beitrag KI für Rechtsanwälte.
Was jetzt zu tun ist
- Sieh nach, ob in deinem Actaport schon Zapier- oder n8n-Workflows mit einem KI-Schritt laufen, und notier, an welchen Dienst dieser Schritt die Dokumente schickt.
- Leg diese Dienste neben Anhang 2 des Auftragsverarbeitungsvertrags. Was dort fehlt, braucht eine eigene Regelung.
- Prüf in deinem Tarif, ob API Automate gebucht ist. Ohne das Zusatzmodul gibt es weder API noch Zapier oder n8n.
- Lies in der API-Dokumentation die Aufrufe zu Dokumenten und Aufgaben einer Akte. Das sind die beiden, die ein Fristvorschlag braucht.
- Leg für eine spätere Anbindung einen eigenen Benutzer mit genau den Rechten an, die der Ablauf braucht.
