In der „gut beraten“-Jahresumfrage 2024 gaben 14 Prozent der befragten zertifizierten Unternehmen an, dass ihr Vertrieb bereits generative KI nutzt, weitere 52 Prozent planen die Freigabe. KI für Versicherungsmakler spart vor allem bei Beratungsprotokoll, Marktvergleich und Schriftverkehr Zeit. Für Gesundheitsdaten aus Lebens- und Krankenversicherungsanträgen braucht es dabei eine andere Infrastruktur als für Textentwürfe.
Kurzfassung
- Fünf KI-Workflows entlasten das Maklerbüro bei Beratungsprotokoll, Marktvergleich, Schriftverkehr, Schadenvorbereitung und Portfolio-Hinweisen, sofern ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem KI-Anbieter besteht.
- Eine KI-Schulung zählt nur dann zu den 15 IDD-Pflichtstunden, wenn der Anbieter sie bei „gut beraten“ meldet.
- Hochrisiko-Pflichten im EU AI Act betreffen KI zur Risikobewertung und Preisbildung bei Lebens- und Krankenversicherungen, nicht die Schadenbearbeitung.
Warum das Maklerbüro besondere Datenschutzanforderungen stellt
Ein Versicherungsmakler arbeitet mit Daten, die in zwei verschiedene Schutzkategorien fallen. Auf der einen Seite gibt es allgemeine personenbezogene Daten: Name, Adresse, Kontaktdaten, Kfz-Kennzeichen, Vertragsdetails. Diese Daten unterliegen den Standardanforderungen des Datenschutzrechts.
Auf der anderen Seite gibt es besonders schützenswerte Daten. Dazu gehören Gesundheitsinformationen, die beim Abschluss einer Lebens-, Kranken- oder Berufsunfähigkeitsversicherung erhoben werden. Diese Kategorie genießt nach dem Datenschutzrecht erhöhten Schutz. Wer sie in ein externes KI-System eingibt, braucht nicht nur einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Anbieter, sondern muss auch prüfen, ob der Anbieter überhaupt für die Verarbeitung dieser Datenkategorie geeignet ist.
Hinzu kommen berufsrechtliche Anforderungen. Als Makler trägst du eine besondere Sorgfaltspflicht gegenüber deinen Kunden. Das umfasst die Vertraulichkeit ihrer Daten, die Dokumentation der Beratung und die Nachvollziehbarkeit von Empfehlungen. Kein KI-System hebt diese Pflichten auf.
Die praktische Konsequenz: Viele externe KI-Tools sind im Maklerbüro einsetzbar, aber nicht für jeden Datentypus und nicht ohne vorherige Prüfung. Wer generische Texte formuliert, Marktrecherchen macht oder Standardschreiben entwirft, ohne Kundendaten zu verarbeiten, bewegt sich auf sicherem Terrain. Wer Krankenakten zusammenfasst oder Risikoeinschätzungen auf Basis persönlicher Gesundheitsdaten erstellt, braucht eine andere Infrastruktur.
Versicherungsmakler als Betreiber im EU AI Act
Der EU AI Act definiert Betreiber als natürliche oder juristische Personen, die KI-Systeme unter eigener Verantwortung einsetzen. Versicherungsmakler, die KI im Maklerbüro nutzen, fallen unter diese Definition.
Die Digital-Omnibus-Verordnung (EU) 2026/1744, seit dem 27. Juli 2026 in Kraft, hat Artikel 4 zu einer Bemühenspflicht gemacht: Betreiber müssen Maßnahmen ergreifen, die die KI-Kompetenz ihrer Mitarbeitenden fördern, ein bestimmtes Kompetenzniveau garantieren müssen sie nicht. Sinnvoll bleibt eine dokumentierte Einweisung, die zeigt, wie die Werkzeuge funktionieren, welche Grenzen sie haben und wo menschliche Kontrolle gefragt ist.
Hinzu kommen Transparenzpflichten nach Artikel 50. Ein Chatbot, der mit Kunden spricht, muss seit dem 2. August 2026 als KI erkennbar sein. Die Kennzeichnung KI-erzeugter Inhalte gilt nach dem Digital-Omnibus ab dem 2. Dezember 2026. Die Pflichten im Detail erklärt der Beitrag EU AI Act Schulungspflicht.
IDD und „gut beraten“: Zählt KI-Schulung?
Versicherungsmakler kennen die jährliche Weiterbildungspflicht schon länger als die KI-Debatte: Seit dem 23. Februar 2018 schreibt die IDD-Richtlinie mindestens 15 Stunden Weiterbildung pro Kalenderjahr vor, nicht übertragbar ins Folgejahr. Die KI-Kompetenz aus Artikel 4 des EU AI Act kam im Februar 2025 hinzu und ist seit Juli 2026 eine Bemühenspflicht. Sie ersetzt die 15 Stunden nicht, auch wenn beide Anforderungen im selben Büro greifen.
Ob eine KI-Schulung trotzdem auf die 15 Pflichtstunden zählt, hängt am Dokumentationsweg. Die Branche meldet Weiterbildung überwiegend über die Initiative „gut beraten“, über die laut Trägerverband BWV jährlich rund 200.000 Vertriebsmitarbeitende ihre Stunden nachweisen. Nur Schulungen, die über einen dort registrierten Anbieter laufen und gemeldet werden, zählen zu den 15 Stunden, unabhängig vom Thema. Eine interne, nicht gemeldete KI-Schulung kann die Maßnahmen nach dem AI Act abdecken, aber nicht die IDD-Pflichtstunden. Wer KI-Schulung planen will, fragt den Anbieter deshalb vorab, ob er sie bei „gut beraten“ meldet, und hält den Nachweis in der Weiterbildungsakte fest.
Wie sehr das Thema im Maklerbüro angekommen ist, zeigt die „gut beraten“-Jahresumfrage 2024 unter zertifizierten Unternehmen: 14 Prozent gaben an, dass ihr Vertrieb bereits generative KI nutzt, weitere 52 Prozent planen die Freigabe. 74 Prozent bewerten ethische Aspekte beim KI-Einsatz als sehr wichtig. Laut einem Bericht von dasinvestment.com warnte AfW-Vorstandsmitglied Frank Rottenbacher vor der Digital-Omnibus-Verordnung, ein fehlender Nachweis zur KI-Kompetenz könne im Streitfall als eigenständige Pflichtverletzung gewertet werden, zusätzlich zu allem, was inhaltlich an der Beratung beanstandet wird.
Fünf Workflows im Maklerbüro
Der GDV stellt fest, dass der Anteil von Stellenprofilen in der deutschen Versicherungswirtschaft mit KI-Bezug innerhalb eines Jahres von 5 auf 21 Prozent gestiegen ist (GDV, Dossier KI in der Versicherungswirtschaft 2025). Diese fünf Workflows lassen sich mit überschaubarem Aufwand einführen, sofern Auftragsverarbeitungsvertrag und Datenkategorie geklärt sind. Wie sich solche wiederkehrenden Abläufe strukturiert automatisieren lassen, beschreibt der Beitrag KI-Prozessautomatisierung.
Beratungsprotokoll-Erstellung. Die IDD-Richtlinie verpflichtet Versicherungsmakler zu dokumentierter Beratung. Jedes Kundengespräch muss protokolliert werden: Ausgangssituation, besprochene Optionen, Empfehlung, Entscheidung. KI kann diesen Prozess erheblich erleichtern. Ein Transkriptions-Tool nimmt das Gespräch auf und erstellt einen strukturierten Rohentwurf des Protokolls. Der Makler prüft, ergänzt und gibt frei. Der Makler verantwortet das Protokoll, die KI unterschreibt nicht. Vorbedingung: Das Transkriptions-Tool verarbeitet nur mit Zustimmung des Kunden und mit aktivem AVV.
Vertragsvergleich und Marktrecherche. Vor jeder Empfehlung prüft ein sorgfältiger Makler den Markt. KI kann Tarife und Leistungsübersichten vergleichen, Deckungsunterschiede herausarbeiten und die relevanten Kriterien für den konkreten Bedarf des Kunden gewichten. Hier ist keine unmittelbare Kundendaten-Eingabe nötig, wenn der Vergleich auf Basis allgemeiner Tarifparameter läuft. Die Vorarbeit zur Marktrecherche verkürzt sich, die Prüfung der Ergebnisse bleibt beim Makler.
Kundenkommunikation und Standardschreiben. Jahresinformationen, Schadensmeldungen, Vertragsverlängerungen, Anfragebeantwortungen: Ein großer Teil der Korrespondenz im Maklerbüro folgt wiederkehrenden Mustern. KI entwirft diese Schreiben auf Basis von Vorlagen und Briefings. Der Makler liest gegen, passt an und sendet ab. Kein Kundendaten-Batch, keine personenbezogenen Eingaben in externe Systeme.
Schadensvorbereitung und -dokumentation. Bei Schadensanzeigen hilft KI beim Strukturieren von Fotomaterial, beim Formularausfüllen und beim Erstellen einer übersichtlichen Schadensakte. Entscheidend: Das finale Schadensbild und die Einschätzung bleiben menschliche Aufgabe.
Portfolio-Analyse für Cross-Selling-Hinweise. Auf Basis bestehender Vertragsstrukturen kann KI Lücken im Versicherungsschutz identifizieren und Gesprächsanlässe vorschlagen. Zum Beispiel: Kunden mit Sachversicherungen ohne Betriebshaftpflicht, oder private Kunden mit Lebensversicherung aber ohne Berufsunfähigkeitsschutz. Wichtig: Diese Analyse sollte auf aggregierten oder pseudonymisierten Vertragsmerkmalen basieren, nicht auf rohen Kundenstammdaten in einem externen System.
Wo Hochrisiko-KI relevant wird
Nicht jedes KI-System im Versicherungsumfeld ist unkritisch. Anhang III des EU AI Act führt unter anderem KI-Systeme auf, die für die Risikobewertung und Preisbildung in Bezug auf natürliche Personen bei Lebens- und Krankenversicherungen eingesetzt werden sollen. Das sind Hochrisiko-KI-Systeme. Die Schadenbearbeitung steht nicht in dieser Liste, ebenso wenig Kfz-, Haftpflicht- oder Sachversicherungen.
Für Maklerbüros bedeutet das: Betroffen wäre, wer ein System einsetzt, das Prämien oder Risikoeinschätzungen für Personen in Leben und Kranken eigenständig bewertet. Das tun in erster Linie Versicherer im Underwriting. Die meisten Maklerbüros nutzen solche Systeme nicht, es lohnt sich aber, Planungen wie automatisierte Produktauswahl oder Kundensegmentierung je Workflow einzuordnen. Die Pflichten für Systeme nach Anhang III gelten seit der Digital-Omnibus-Verordnung erst ab dem 2. Dezember 2027. Wie die Einstufung Schritt für Schritt abläuft, erklärt der Beitrag Hochrisiko-KI-System, zum Aufbau eines KI-Inventars hilft Datenschutzkonforme KI.
Infrastrukturentscheidung: Welche Daten brauchen was
Im Maklerbüro entscheidet die Datenkategorie, welche Daten wohin fließen dürfen.
Externe Tools mit AVV sind für einen Großteil der alltäglichen KI-Aufgaben geeignet. Claude, ChatGPT und vergleichbare Modelle mit aktivem Auftragsverarbeitungsvertrag und EU-Datenhaltung sind für allgemeine Geschäftsdaten geeignet. Dazu gehören Textentwürfe, Marktrecherchen, Protokollrohentwürfe ohne Kundendaten, generische Analysen.
Private KI-Umgebungen braucht es dort, wo besonders schützenswerte Daten direkt verarbeitet werden: Gesundheitsdaten aus Kranken- oder Lebensversicherungsanträgen, vollständige Kundenstammdaten mit sensiblen Merkmalen, Vermögens- und Beteiligungsstrukturen bei Gewerbekunden. In einer privaten Umgebung läuft das Sprachmodell unter deiner Kontrolle, die Daten verlassen das System nicht.
Ein Hybrid-Ansatz ist für die meisten Maklerbüros der pragmatische Weg: Externe Tools für den generischen Arbeitsalltag, eine private Umgebung für diejenigen Workflows, bei denen Kundendaten unvermeidbar ins Modell müssen. Den Aufbau einer solchen Umgebung erklärt Private KI-Infrastruktur für Unternehmen ausführlicher.
Was jetzt zu tun ist
AVV vor Dateneingabe
Ohne Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem KI-Anbieter dürfen keine personenbezogenen Kundendaten in externe Systeme eingegeben werden. Das gilt unabhängig von Datenkategorie und Nutzungszweck.
Der sinnvolle Einstieg läuft in vier Schritten:
Schritt 1: KI-Inventar erstellen. Welche KI-Tools laufen bereits im Büro, auch inoffiziell? Was nutzen Mitarbeitende über private Accounts? Eine ehrliche Bestandsaufnahme dauert ein bis zwei Stunden und ist die Grundlage für alle weiteren Entscheidungen.
Schritt 2: AVV für jeden externen Tool-Einsatz prüfen. Für jedes Tool, das du mit Kundendaten verwenden willst, braucht es einen gültigen AVV mit EU-Datenhaltung.
Schritt 3: KI-Schulung dokumentieren. Seit dem 27. Juli 2026 verlangt Artikel 4 des EU AI Act Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz. Eine schriftliche Einweisung mit Datum ist ein sinnvoller Mindeststand, und wer sie über einen bei „gut beraten“ registrierten Anbieter bucht, deckt gleichzeitig IDD-Pflichtstunden ab.
Schritt 4: Entscheidung über sensible Workflows treffen. Gibt es Workflows im Büro, bei denen KI mit Gesundheitsdaten oder anderen besonders schützenswerten Informationen arbeiten soll? Dann ist die Infrastrukturentscheidung zu klären, bevor der Workflow gestartet wird.
