Schriftverkehr für Notariate.
Mandantenkorrespondenz, Beurkundungs-Vorbereitung und Schreiben an Banken und Register mit eigener KI vorformulieren, ohne dass Mandantendaten das Notariat verlassen.
30 Minuten, vertraulich und unverbindlich.
Wo Schriftverkehr jeden Tag Zeit frisst.
Dieselben Schreiben, jedes Mal neu getippt. Nicht weil sie individuell sind, sondern weil eine eigene Schreibhilfe fehlt.
Status- und Rückfrage-Mails
Standardisierbare Antworten zu Fristen, Status und Rückfragen. Immer dieselben Muster, immer neu formuliert.
Wiederkehrende Schreiben aus Vorlagen
Texte aus eigenen Vorlagen zusammensetzen, Mandanten- oder Kundendaten einspielen, Tonalität anpassen. Pro Vorgang neu.
Korrespondenz mit Behörden, Banken und Dienstleistern
Formal saubere Anschreiben mit den richtigen Aktenzeichen und Anlagen. Eindeutige Wiederholungsstruktur, mit Hand kaum effizient.
Interne Briefings und Vermerke
Sachverhalte für Partner oder Geschäftsführung zusammenfassen, Empfehlungen vorbereiten. Wiederkehrende Form, individuelle Inhalte.
Jeden Tag. Dieselben Aufgaben. Vermeidbar.
Für wen das passt
Wann eine eigene KI in einem Notariat sinnvoll ist.
Notariate und Sozietäten ab rund 3 Notaren mit eigener IT, wiederkehrendem Beurkundungsvolumen und strukturierter Vorlagen- oder Aktenarbeit.
Passt
- Wiederkehrende Beurkundungsthemen (Immobilien, Gesellschaftsrecht, Erbschaftsthemen)
- Standardisierbare Vorlagenarbeit für Urkundenentwürfe
- Hoher Schriftverkehr mit Mandanten, Banken, Gerichten und Registern
- Terminkoordination und Vorbereitung im Sekretariat
- Klar benennbare Notar- oder Digitalverantwortung für Rollout und Freigaben
Passt nicht
- Einzelnotariate ohne wiederkehrende Volumina
- Notariate ohne benennbare Prozess- oder Digitalverantwortung
- Beurkundungspraxis ohne wiederkehrende Vorlagenarbeit
- Budget für einen ersten KI-Piloten eingeplant
Kein harter Ausschluss, sondern eine ehrliche Einschätzung. Unsicher? Erstgespräch nutzen, dann einordnen.
So konkret läuft das
Schriftverkehr bei Notariate, in Beispielen.
Drei Beispiele, in denen wir den Use Case mit eigener KI für Notariate ausgeprägt haben.
- 01
Beurkundungs-Vorbereitungsschreiben und Unterlagenanforderungen aus Vorlagen aufsetzen
- 02
Korrespondenz mit Banken und Registern in Entwurfsqualität vorformulieren
- 03
Mandanten-Updates zum Vollzugsstand und zu nächsten Schritten formulieren
40% weniger Schreibzeit pro Vorgang.
Null Datenweitergabe nach außen.
30 Minuten zur ersten klaren Empfehlung.
40%-Richtwert aus bisherigen Kundenprojekten. Tatsächliche Effekte hängen von Use Case, Datenqualität und Freigabeprozessen ab.
Tools im Vergleich
Copilot, ChatGPT oder eigene KI. Wofür jeweils?
Keine Abwertung der anderen Tools. Die relevante Frage ist, welche Beurkundungs-, Register- und Mandantendaten in welcher Umgebung verarbeitet werden und wie notarielle Verschwiegenheit, Aktenführung und Nachvollziehbarkeit gewahrt bleiben.
Eigene KI (abi consulting)
Urkundenentwürfe, Registerpost und Aktenvorgänge mit eigener Datenkontrolle.
- Hosting
- Verwaltete Private Cloud, hybrid oder on-premise
- Tenancy
- Dedizierte Umgebung exklusiv für das Notariat
- Umgang mit Mandantendaten und Beurkundungsakten
- Im Normalbetrieb keine Weitergabe an externe Modellanbieter; Rollen und Logs dokumentiert
- Modellwahl
- Open-Weight- und kommerzielle Modelle frei wählbar
- Verschwiegenheitspflicht
- Dedizierte Umgebung; Rollen, Freigabewege und Protokolle dokumentiert und nachweisbar
- Typische Eignung
- Urkundenentwürfe aus Vorlagen, Korrespondenz, Beurkundungsdokumentation, vorgangsbezogene Recherche unter Verschwiegenheit
Microsoft 365 Copilot
Office-Alltag im vorhandenen MS-Tenant.
- Hosting
- Microsoft-Cloud, EU-Region möglich
- Tenancy
- Geteilte Infrastruktur, separater Tenant
- Umgang mit Mandantendaten und Beurkundungsakten
- Per Default kein Modelltraining; Prompts bleiben laut Microsoft im Tenant
- Modellwahl
- Von Microsoft vorgegeben
- Verschwiegenheitspflicht
- Keine nativen Compliance-Features für die notarielle Verschwiegenheit; Einordnung durch das Notariat
- Typische Eignung
- Office-Assistenz, Textarbeit, unkritische Recherchen
ChatGPT Enterprise
Allgemeine KI-Unterstützung mit AVV.
- Hosting
- US-amerikanische Infrastruktur
- Tenancy
- Geteilte Infrastruktur, separater Workspace
- Umgang mit Mandantendaten und Beurkundungsakten
- Per Default kein Modelltraining; AVV nach US-Recht
- Modellwahl
- Von OpenAI vorgegeben
- Verschwiegenheitspflicht
- AVV nach US-Recht; berufsrechtliche Einordnung durch das Notariat
- Typische Eignung
- Allgemeine KI-Aufgaben außerhalb vertraulicher Beurkundungsakten
Stand der Anbieteraussagen gemäß Herstellerdokumentation. Verbindliche Datenschutz- und Berufsrechts-Einordnung triffst du mit deinen Datenschutz- und Aktenführungs-Verantwortlichen.
Vertraulichkeit
Notarielle Verschwiegenheit bleibt gewahrt, KI hin oder her.
Alles, was im Notariat bekannt wird, unterliegt der notariellen Verschwiegenheitspflicht. Wir setzen KI deshalb nur in einer Umgebung mit europäischem oder deutschem Hosting und einer klar geregelten Dienstleisterkette um, sodass Beurkundungs- und Mandantendaten im Normalbetrieb nicht an externe Modellanbieter gehen und Rollen sowie Freigaben in einer Betriebsakte dokumentiert sind.
Der Einstieg
Erst prüfen.
Dann entscheiden.
Auf dieser Seite geht es um die Entscheidung, ob ein Notariatsvorgang überhaupt ein guter KI-Kandidat ist. Wir prüfen Wiederholung, Vorlagenbasis und berufsrechtliche Klarheit. Erst danach gibt es einen abgegrenzten Pilotplan.
Audit anfragen
30 Minuten · kostenlos
Wir schauen auf 2 bis 3 konkrete Prozesse, nicht auf eine allgemeine KI-Roadmap. Ziel ist eine erste Einschätzung: lohnt sich das, ist die Datenlage belastbar, gibt es rote Flaggen?
Empfehlung bekommen
GoSpäterNein
Du bekommst eine klare Empfehlung mit nächstem Schritt. Wenn der Prozess nicht passt, sagen wir das. Wenn er passt, skizzieren wir Scope, Aufwand, Datenflüsse und Freigaben.
Wenn es passt: Pilot abgrenzen
Ein Prozess, messbar
Erst nach der Entscheidung sprechen wir über Umsetzung: ein abgegrenzter KI-Prozess, Abnahmekriterien, Betriebsakte und laufende Verantwortung. Kein Angebot vor der Diagnose.
Der nächste Schritt ist die Diagnose, nicht ein Produktvergleich. 30-Minuten-Audit anfragen →
Häufige Fragen
Noch offene Fragen?
Ein eigener Korrespondenz-Pfad in der KI-Plattform formuliert wiederkehrende Schreiben in Entwurfsqualität, übernimmt eure Tonalität und greift auf eure Vorlagen zurück. Die finale Freigabe bleibt bei euch. Wir bringen einen ersten Schriftverkehr-Pfad in 2 bis 8 Wochen ins Tagesgeschäft.
Geeignet ist Korrespondenz mit hoher Wiederholung und klarer Struktur: Status- und Rückfrage-Mails, Schreiben aus Vorlagen, Korrespondenz mit Behörden und Dienstleistern, interne Vermerke. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, welche Schreibarten den größten Hebel haben.
Wir trainieren die KI nicht in der klassischen Sinn, sondern füttern sie über euren Vorlagen-, Wording- und Tonalitätsstandard. Jeder Entwurf folgt eurem Hausstil, vom Anredeformat bis zur Schlussformel. Anpassungen am Standard werden in der Betriebsakte dokumentiert.
In der verwalteten Private Cloud laufen Modell, Vektordaten und Logs in einer dedizierten Umgebung ohne Modelltraining durch Dritte; in Hybrid- oder On-Premise-Setups liegen Inferenz, Speicher und Protokolle auf eurer Hardware. Zugriffe auf Korrespondenzinhalte sind über Rollen- und Freigabewege gesteuert.
Die KI-Plattform läuft als eigene Lösung und lässt sich über definierte Schnittstellen mit E-Mail-, DMS- oder Kanzleisystem verbinden. Wir prüfen Anbindungen erst in einer Sandbox, dokumentieren Freigaben und bringen erst dann den produktiven Pfad live.
Der KI-Pilot bringt einen Schriftverkehr-Pfad in 2 bis 8 Wochen produktiv, je nach Deployment: verwaltete Private Cloud 2 bis 4 Wochen, Hybrid 4 bis 6 Wochen, On-Premise 6 bis 8 Wochen zzgl. Hardwarebeschaffung. Einstiegspunkt ist das kostenlose KI-Prozess-Audit-Erstgespräch.
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Bereit, Schriftverkehr in deinem Tagesgeschäft zu pilotieren?
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Im Audit sitzt immer einer von uns selbst mit dir, kein Vertrieb, keine Zwischenebene. Seit 2021 bauen wir eigene KI-Systeme für Unternehmen in Deutschland.