Mandanten-Anfragen & Onboarding-Vorqualifizierung für Steuerberater.
Neue Mandantenanfragen und Onboarding-Unterlagen mit eigener KI vorqualifizieren, ohne dass Mandantendaten die Kanzlei verlassen.
30 Minuten, vertraulich und unverbindlich.
Wo jede neue Anfrage erst einmal Zeit kostet, bevor die Arbeit beginnt.
Anfragen kommen über Website, Telefon und E-Mail herein. Sichten, einordnen und an die richtige Stelle weiterleiten passiert bisher von Hand, bei jeder einzelnen Anfrage neu.
Eingehende Anfragen sichten und strukturieren
Anliegen, Kontext und fehlende Angaben aus formlosen Anfragen herausziehen, bevor überhaupt eine Einschätzung möglich ist. Pro Anfrage von vorn.
Fehlende Angaben nachfragen
Rückfragen zu fehlenden Unterlagen oder Informationen stellen, bevor der Vorgang überhaupt bearbeitbar ist. Wiederkehrend, manuell.
Anfragen der richtigen Stelle zuordnen
Passende Zuständigkeit, Kapazität und Priorität pro Anfrage einschätzen. Heute Erfahrungssache, schwer zu standardisieren.
Frühere Vorgänge zur Einordnung heranziehen
Vergleichbare Anfragen oder Vorgänge als Referenz für die Einschätzung nutzen. Verstreut abgelegt, selten griffbereit.
Jede Anfrage. Dieselben Aufgaben. Vermeidbar.
Für wen das passt
Wann eine eigene KI in der Kanzlei sinnvoll ist.
Kanzleien ab rund 15 Mitarbeitenden mit wiederkehrenden Monats- oder Quartalsmandaten, DATEV-nahen Prozessen und klarer Digitalverantwortung.
Passt
- Monatliche Beleg- und Kontierungsschleifen mit hohem Tippanteil
- DATEV-Nacharbeit und System-Abgleich als wiederkehrende Aufgabe
- Mandantenkorrespondenz zu Bescheiden, Fristen und BWAs
- Jahresabschluss-Vorbereitung mit wiederkehrender Dokumentenarbeit
- Klar benennbare Prozessverantwortliche für Rollout und Freigaben
Passt nicht
- Einzelkanzleien ohne wiederkehrende Monats- oder Quartalsvolumen
- Kanzleien ohne benennbare Prozess- oder Digitalverantwortung
- Reine Beratungsmandate ohne strukturierte Dokumentenprozesse
- Budget für einen ersten KI-Piloten eingeplant
Kein harter Ausschluss, sondern eine ehrliche Einschätzung. Unsicher? Erstgespräch nutzen, dann einordnen.
So konkret läuft das
Anfragen- & Vorqualifizierung bei Steuerberater, in Beispielen.
Drei Beispiele, in denen wir den Use Case mit eigener KI für Steuerberater ausgeprägt haben.
- 01
Neue Mandantenanfragen nach Mandatsart und Umfang vorqualifizieren
- 02
Fehlende Onboarding-Unterlagen automatisch nachfragen und zusammenstellen
- 03
Kapazität und passende Betreuung für neue Mandate vorschlagen
40% weniger Zeit bis zur ersten Einschätzung.
Null Datenweitergabe nach außen.
30 Minuten zur ersten klaren Empfehlung.
40%-Richtwert aus bisherigen Kundenprojekten. Tatsächliche Effekte hängen von Use Case, Datenqualität und Freigabeprozessen ab.
Tools im Vergleich
Copilot, ChatGPT oder eigene KI. Wofür jeweils?
Keine Abwertung der anderen Tools. Die relevante Frage ist, welche Datenklasse (Belege, Bescheide, Lohndaten, Mandantenpost) in welcher Umgebung verarbeitet wird und welche DATEV-nahen Freigabewege dahinterliegen.
Microsoft 365 Copilot
Office-Alltag im vorhandenen MS-Tenant.
- Hosting
- Microsoft-Cloud, EU-Region möglich
- Tenancy
- Geteilte Infrastruktur, separater Tenant
- Umgang mit Mandatsdaten
- Per Default kein Modelltraining; Prompts bleiben laut Microsoft im Tenant
- Modellwahl
- Von Microsoft vorgegeben
- DATEV-Anbindung
- Keine native Anbindung
- Typische Eignung
- Office-Assistenz, Textarbeit, unkritische Recherchen
ChatGPT Enterprise
Allgemeine KI-Unterstützung mit AVV.
- Hosting
- US-amerikanische Infrastruktur
- Tenancy
- Geteilte Infrastruktur, separater Workspace
- Umgang mit Mandatsdaten
- Per Default kein Modelltraining; AVV nach US-Recht
- Modellwahl
- Von OpenAI vorgegeben
- DATEV-Anbindung
- Keine native Anbindung
- Typische Eignung
- Allgemeine KI-Aufgaben außerhalb von Mandatsdaten
Eigene KI (abi consulting)
Belege, Mandantenpost und DATEV-nahe Routinen mit eigener Datenkontrolle.
- Hosting
- Verwaltete Private Cloud, hybrid oder on-premise
- Tenancy
- Dedizierte Umgebung exklusiv für die Kanzlei
- Umgang mit Mandatsdaten
- Im Normalbetrieb keine Weitergabe an externe Modellanbieter; Rollen und Logs dokumentiert
- Modellwahl
- Open-Weight- und kommerzielle Modelle frei wählbar
- DATEV-Anbindung
- Über freigegebene DATEV-Datenservices nach Sandbox- und Freigabeprozess
- Typische Eignung
- Belegverarbeitung, Mandantenkorrespondenz, Jahresabschluss-Vorbereitung unter Berufsrecht
Stand der Anbieteraussagen gemäß Herstellerdokumentation. Verbindliche Datenschutzfreigabe triffst du mit deinen Datenschutz- und Fachverantwortlichen.
Vertraulichkeit
Mandatsgeheimnis bleibt gewahrt, KI hin oder her.
Der Einsatz von KI-Werkzeugen hebt die berufsrechtliche Verschwiegenheitspflicht der Kanzlei nicht auf. Wir bauen deshalb jeden Kanzleiprozess so, dass Mandantendaten im Normalbetrieb nicht an externe Modellanbieter gehen, Rollen und Freigaben in einer Betriebsakte dokumentiert sind und die Kanzleileitung jederzeit nachweisen kann, wer worauf Zugriff hatte.
Der Einstieg
Erst prüfen.
Dann entscheiden.
Auf dieser Seite geht es um die Entscheidung, ob ein Kanzleiprozess überhaupt ein guter KI-Kandidat ist. Wir prüfen Volumen, Datenqualität und berufsrechtliche Klarheit. Erst danach gibt es einen abgegrenzten Pilotplan.
Audit anfragen
30 Minuten · kostenlos
Wir schauen auf 2 bis 3 konkrete Prozesse, nicht auf eine allgemeine KI-Roadmap. Ziel ist eine erste Einschätzung: lohnt sich das, ist die Datenlage belastbar, gibt es rote Flaggen?
Empfehlung bekommen
Go · Später · Nein
Du bekommst eine klare Empfehlung mit nächstem Schritt. Wenn der Prozess nicht passt, sagen wir das. Wenn er passt, skizzieren wir Scope, Aufwand, Datenflüsse und Freigaben.
Wenn es passt: Pilot abgrenzen
Ein Prozess, messbar
Erst nach der Entscheidung sprechen wir über Umsetzung: ein abgegrenzter KI-Prozess, Abnahmekriterien, Betriebsakte und laufende Verantwortung. Kein Angebot vor der Diagnose.
Der nächste Schritt ist die Diagnose, nicht ein Produktvergleich. 30-Minuten-Audit anfragen →
Häufige Fragen
Noch offene Fragen?
Ein eigener Intake-Pfad in der KI-Plattform sichtet eingehende Anfragen, strukturiert die Kernpunkte und schlägt eine erste Einordnung vor, bevor eine Person den Vorgang übernimmt. Die Entscheidung, ob und wie eine Anfrage angenommen wird, bleibt bei euch. Wir bringen einen ersten Intake-Pfad in 2 bis 8 Wochen ins Tagesgeschäft.
Geeignet sind Anfragen mit wiederkehrendem Muster und klaren Pflichtangaben: Anfragen über Website, Telefon oder E-Mail, bei denen sich Anliegen, Kontext und fehlende Unterlagen strukturiert erfassen lassen. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, welche Anfragearten den größten Hebel haben.
Nein. Die KI strukturiert und schlägt eine erste Einordnung vor, die Entscheidung über Annahme, Priorität und Zuständigkeit bleibt immer bei einer benannten Person in eurem Haus. Der Intake-Pfad ist so aufgesetzt, dass jede Vorqualifizierung nachvollziehbar bleibt.
In der verwalteten Private Cloud laufen Modell, Vektordaten und Logs in einer dedizierten Umgebung ohne Modelltraining durch Dritte; in Hybrid- oder On-Premise-Setups liegen Inferenz, Speicher und Protokolle auf eurer Hardware. Zugriffe auf Anfrageninhalte sind über Rollen- und Freigabewege gesteuert.
Die KI-Plattform läuft als eigene Lösung und lässt sich über definierte Schnittstellen an Kontaktformular, Telefonanlage oder E-Mail-Postfach anbinden. Wir prüfen jede Anbindung erst in einer Sandbox, dokumentieren Freigaben und bringen erst dann den produktiven Pfad live.
Der KI-Pilot bringt einen Intake-Pfad in 2 bis 8 Wochen produktiv, je nach Deployment: verwaltete Private Cloud 2 bis 4 Wochen, Hybrid 4 bis 6 Wochen, On-Premise 6 bis 8 Wochen zzgl. Hardwarebeschaffung. Einstiegspunkt ist das kostenlose KI-Prozess-Audit-Erstgespräch.
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Im Audit ist immer einer von uns selbst dabei, kein Vertrieb und keine Zwischenebene. Seit 2021 bauen wir eigene KI-Systeme für Unternehmen in Deutschland.